Tờ khai đã thông quan, xe đã chờ ở cổng cảng, nhưng bảo vệ không cho container ra vì thiếu tờ mã vạch. Chuyện này xảy ra hằng ngày với người mới làm xuất nhập khẩu, và mỗi lần như vậy là thêm một ngày lưu bãi, lưu cont.
Bài này trả lời thẳng câu hỏi in mã vạch hải quan là gì, in ở đâu, khi nào được in, cần font gì để mã vạch hiện đúng, cùng những lỗi hay gặp mà đội Docs của Project Shipping xử lý mỗi ngày tại Cát Lái và Hải Phòng.
In mã vạch hải quan là gì?
Nói ngắn gọn cho người mới: in mã vạch hải quan là gì thì đó là việc in bảng kê mã vạch phương tiện chứa hàng, tức danh sách container (hoặc danh sách hàng hóa) đủ điều kiện qua khu vực giám sát hải quan của một tờ khai, từ cổng thông tin của Hải quan Việt Nam.
Trên tờ giấy này có số tờ khai, mã số thuế doanh nghiệp, số container hoặc số kiện, và một dải mã vạch mã hóa các thông tin đó. Cán bộ giám sát tại cổng cảng, kho, bãi chỉ cần quét mã là hệ thống hiện ra tờ khai tương ứng, xác nhận hàng đã được thông quan hoặc giải phóng, rồi cho hàng qua cổng.
Ba điểm cần nắm chắc:
- Mã vạch không thay thế tờ khai. Nó là chứng từ đi kèm để hải quan giám sát và cảng đối chiếu nhanh, còn tờ khai vẫn là căn cứ pháp lý.
- Chỉ in được khi tờ khai đã đủ điều kiện qua khu vực giám sát, tức đã thông quan, được giải phóng hàng hoặc đưa hàng về bảo quản. Tờ khai đang chờ kiểm tra thì hệ thống không trả kết quả.
- Áp dụng cho hàng đi container qua cảng biển là chính; hàng lẻ tại kho CFS, hàng hàng không dùng danh sách hàng hóa theo số kiện thay cho số container.
Cơ sở pháp lý của bước này nằm ở quy định giám sát hải quan tại Thông tư 38/2015/TT-BTC, sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC: hàng hóa chỉ được đưa qua khu vực giám sát khi hệ thống xác nhận đủ điều kiện, và doanh nghiệp xuất trình danh sách container hoặc danh sách hàng hóa để cơ quan hải quan, doanh nghiệp kinh doanh cảng đối chiếu.
Vì sao phải in mã vạch hải quan trước khi ra cảng?
Nếu chỉ hiểu in mã vạch hải quan là gì mà không thấy vai trò của nó trong chuỗi giao nhận thì rất dễ bỏ sót đúng lúc gấp. Với người làm hàng, tờ mã vạch quyết định ba việc:
- Hàng nhập: sau khi nộp thuế và tờ khai thông quan, in mã vạch hải quan, cầm cùng lệnh giao hàng (DO hoặc eDO) qua hải quan giám sát thanh lý, đóng dấu, rồi mới giao lệnh cho tài xế lấy container. Thiếu mã vạch là xe đứng ở cổng.
- Hàng xuất: container hạ bãi xong, tờ khai thông quan, in mã vạch hải quan nộp cho bộ phận giám sát để “vào sổ tàu” trước giờ closing time. Không vào sổ kịp là hãng tàu cắt container khỏi chuyến.
- Đối chiếu tại cảng: cảng quét mã để so số container trên tờ khai với số container thực tế trên bãi. Khai sai một chữ trong số cont là mã vạch in ra không khớp, phải sửa tờ khai rồi in lại.
Trong các lô hàng quá khổ trên container Flat Rack mà Project Shipping làm, bước in mã vạch hải quan được đưa vào checklist ngay sau khi tờ khai thông quan, vì hàng OOG đã tốn công xin giấy phép lưu hành và đặt slot trên tàu, không thể để rớt chuyến chỉ vì thiếu một tờ giấy. Xem quy trình trọn gói tại vận chuyển hàng siêu trường siêu trọng.
8 bước in mã vạch hải quan trên cổng thông tin Hải quan
Cách phổ biến nhất là in trực tiếp trên cổng dịch vụ công của Hải quan, không cần phần mềm:
- Truy cập cổng thông tin Hải quan Việt Nam tại customs.gov.vn, chọn mục “Dịch vụ công trực tuyến”.
- Chọn chức năng “In bảng kê mã vạch phương tiện chứa hàng” (đường dẫn trực tiếp: pus.customs.gov.vn/faces/ContainerBarcode).
- Nhập mã số thuế của doanh nghiệp đứng tên trên tờ khai (người xuất khẩu hoặc người nhập khẩu, không phải mã số thuế của đại lý).
- Nhập số tờ khai hải quan 12 số, đúng như trên tờ khai đã thông quan.
- Nhập mã cơ quan hải quan nơi mở tờ khai, lấy đúng mã ghi trên tờ khai.
- Nhập ngày tờ khai và mã xác nhận (captcha) hệ thống hiển thị.
- Bấm “Lấy thông tin”. Hệ thống trả về danh sách container hoặc danh sách hàng hóa đủ điều kiện qua khu vực giám sát của tờ khai đó.
- Chọn trang cần in, lưu file PDF và in. Kiểm tra dải mã vạch hiển thị đúng dạng thanh sọc trước khi mang ra cảng.
Ngoài cổng thông tin, nhiều phần mềm khai báo (ECUS, FPT.TQDT) có sẵn chức năng in danh sách container đủ điều kiện qua khu vực giám sát ngay trong màn hình tờ khai, tiện khi doanh nghiệp in số lượng lớn mỗi ngày. Dữ liệu đều lấy từ cùng hệ thống của Hải quan nên kết quả như nhau.
Font mã vạch hải quan: vì sao in ra toàn chữ số?
Đây là lỗi được hỏi nhiều nhất khi in mã vạch hải quan. Bảng kê tải về hiển thị mã vạch bằng font FREE3OF9 (Free 3 of 9), một font thuộc chuẩn Code 39. Máy tính chưa cài font này sẽ hiện dải mã vạch thành một chuỗi chữ và số như *ABC123*, máy quét ở cảng không đọc được.
Cách xử lý:
- Tải font FREE3OF9.TTF (font miễn phí, phổ biến trên các trang font và thường được phần mềm khai báo cài kèm).
- Nhấp chuột phải vào file font, chọn “Install” (Windows) hoặc kéo vào Font Book (macOS).
- Đóng và mở lại trình duyệt hoặc trình đọc PDF, tải lại bảng kê. Mã vạch sẽ hiện đúng dạng thanh sọc.
Nếu in từ máy tính khác (quán in, máy tại cảng), hãy lưu bảng kê thành PDF đã nhúng font, hoặc cài font trên máy đó trước khi in. In ra chữ số rồi mang đến cổng là phải quay về in lại.
6 lỗi thường gặp khi in mã vạch hải quan và cách xử lý
| Lỗi | Nguyên nhân thường gặp | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Hệ thống báo không tìm thấy tờ khai | Tờ khai chưa thông quan hoặc chưa được giải phóng hàng; sai mã cơ quan hải quan, sai ngày tờ khai | Kiểm tra trạng thái tờ khai trên phần mềm khai báo; đối chiếu lại mã hải quan và ngày trên tờ khai |
| Mã vạch hiện thành chữ số | Máy tính thiếu font FREE3OF9 | Cài font, mở lại file rồi in |
| Danh sách container trống hoặc thiếu cont | Khai thiếu hoặc sai số container trên tờ khai; hàng xuất chưa hạ bãi nên chưa có dữ liệu getin | Khai bổ sung số container (nghiệp vụ sửa tờ khai), chờ cảng cập nhật hạ bãi rồi in lại |
| Cảng quét mã không khớp | Tờ khai đã sửa đổi sau khi in, bản in cũ không còn hiệu lực | Luôn in lại bảng kê sau mỗi lần sửa tờ khai |
| Nhập mã số thuế đúng nhưng không ra dữ liệu | Dùng mã số thuế của đại lý hải quan thay cho doanh nghiệp đứng tên tờ khai | Nhập mã số thuế người xuất khẩu hoặc nhập khẩu trên tờ khai |
| Cổng thông tin quá tải, không tải được | Giờ cao điểm cuối ngày, sát closing time | In ngay khi tờ khai thông quan, không để dồn; dùng chức năng in trong phần mềm khai báo làm đường dự phòng |
Muốn hạn chế lỗi in mã vạch hải quan từ gốc, tờ khai phải khai đúng ngay từ đầu, nhất là số container và mã địa điểm lưu kho. Tham khảo bài cách lên tờ khai hải quan nhập khẩu và bài thông quan hàng hóa là gì để nắm trọn quy trình trước bước in mã vạch.
Mã vạch hải quan nằm ở đâu trong quy trình thông quan?
Để thấy rõ in mã vạch hải quan là gì trong toàn bộ luồng làm hàng, đây là trình tự rút gọn mà đội Docs của Project Shipping áp dụng:
| Luồng tờ khai | Hàng nhập khẩu | Hàng xuất khẩu |
|---|---|---|
| Xanh | Nộp thuế, tờ khai thông quan, in mã vạch, thanh lý hải quan giám sát, giao lệnh cho tài xế lấy hàng | Hạ bãi, tờ khai thông quan, in mã vạch, vào sổ tàu trước closing time |
| Vàng | Nộp hồ sơ giấy hoặc điện tử, giải trình giá, mã HS nếu bị hỏi, thông quan, in mã vạch, lấy hàng | Kiểm tra hồ sơ xong, thông quan, in mã vạch, vào sổ tàu |
| Đỏ | Kiểm hóa thực tế, kết quả khớp tờ khai, thông quan, in mã vạch, lấy hàng | Kiểm hóa tại cảng, thông quan, in mã vạch, vào sổ tàu |
Điểm chung của cả ba luồng: in mã vạch hải quan luôn là bước nằm ngay sau khi tờ khai thông quan và ngay trước khi hàng qua cổng. Vì vậy người làm hàng nên in ngay khi thấy trạng thái thông quan, không đợi đến lúc xe tới cảng.
Chi phí làm thủ tục và các bước trên nằm trong dịch vụ khai báo trọn gói, xem bảng giá thủ tục hải quan trọn gói của Project Shipping.
Câu hỏi thường gặp về in mã vạch hải quan
Font mã vạch hải quan là font gì, tải ở đâu?
Bảng kê mã vạch dùng font FREE3OF9 (Free 3 of 9) theo chuẩn Code 39. Có thể tải theo hướng dẫn trên cổng thông tin Hải quan hoặc từ các trang font miễn phí, cài vào máy rồi mở lại file là mã vạch hiện đúng.
Khi nào thì in mã vạch hải quan được?
Khi tờ khai đã thông quan, được giải phóng hàng hoặc được đưa hàng về bảo quản, tức đủ điều kiện qua khu vực giám sát. Tờ khai đang chờ kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm hóa thì hệ thống chưa trả danh sách container.
In mã vạch hải quan ở đâu ngoài cổng thông tin Hải quan?
Ngoài chức năng “In bảng kê mã vạch phương tiện chứa hàng” trên customs.gov.vn, nhiều phần mềm khai báo như ECUS, FPT.TQDT có nút in danh sách container đủ điều kiện qua khu vực giám sát ngay trong tờ khai, cùng nguồn dữ liệu.
Sửa tờ khai xong có phải in lại mã vạch không?
Có. Mỗi lần khai bổ sung, sửa số container hay thông tin tờ khai, bản in cũ không còn khớp dữ liệu hệ thống, cảng quét sẽ báo lỗi. Phải in lại bảng kê mới trước khi ra cổng.
Hàng lẻ (LCL) và hàng hàng không có cần in mã vạch hải quan không?
Có, nhưng hệ thống trả danh sách hàng hóa theo số kiện thay cho danh sách container. Kho CFS hoặc kho hàng không đối chiếu số kiện, số tờ khai trên bảng kê này khi cho hàng ra khỏi khu vực giám sát.
Cần làm thủ tục hải quan trọn gói, không lo thiếu mã vạch?
Gửi bộ chứng từ (invoice, packing list, vận đơn), Project Shipping khai báo, theo dõi luồng, in mã vạch hải quan, thanh lý cổng và giao hàng tận kho. Với hàng quá khổ trên Flat Rack, Open Top, chúng tôi làm luôn giấy phép lưu hành và trucking. Báo giá trong 30 phút. Gọi 0909 411 668 hoặc chat Zalo.
