Chở hàng đi bán, điều chuyển kho hay giao cho đại lý mà thiếu chứng từ thì xe có thể bị giữ ngay trên đường. Nắm đúng chế độ hóa đơn chứng từ hàng hóa lưu thông giúp doanh nghiệp tránh bị phạt, tránh trễ giao hàng.
Bài này của Project Shipping tóm tắt chế độ hóa đơn chứng từ hàng hóa lưu thông theo từng tình huống: hàng nhập khẩu bán nội địa, hàng sản xuất trong nước, hàng điều chuyển nội bộ. Cuối bài có bảng chứng từ theo tình huống và checklist cho chủ hàng.
Chế độ hóa đơn chứng từ hàng hóa lưu thông là gì, ai phải tuân thủ?
Hàng hóa lưu thông trên thị trường là hàng đang được vận chuyển, lưu kho hoặc bày bán, kể cả hàng đang trên xe. Khi cơ quan chức năng kiểm tra, chủ hàng và người vận chuyển phải xuất trình được hóa đơn, chứng từ chứng minh nguồn gốc hợp pháp của lô hàng. Đây là nội dung cốt lõi của chế độ hóa đơn chứng từ hàng hóa lưu thông.
- Ai phải tuân thủ: doanh nghiệp sản xuất, thương mại, nhà nhập khẩu, đại lý và cả đơn vị vận tải nhận chở hàng.
- Khi nào áp dụng: mỗi lần hàng rời kho hoặc đổi chủ, kể cả khi điều chuyển giữa kho và chi nhánh của cùng một doanh nghiệp.
- Mục đích: chứng minh nguồn gốc, số lượng, người gửi, người nhận của lô hàng đang đi đường.
Cơ sở pháp lý hiện hành
Hiện nay chế độ hóa đơn chứng từ hàng hóa lưu thông chủ yếu được quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đã được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/06/2025). Từ 01/07/2022, doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử theo nghị định này. Các thông tư cũ như Thông tư 26/2015/TT-BTC hay Thông tư 64/2013/TT-BTC được nhắc trong các mục dưới là căn cứ của bản trước, bạn cần đối chiếu văn bản đang có hiệu lực trước khi áp dụng, vì văn bản có thể đã được sửa đổi hoặc thay thế.
Chế độ hóa đơn chứng từ hàng hóa lưu thông với hàng nhập khẩu bán trong nước
Dưới đây là một số quy định và thời hạn xuất trình hóa đơn, chứng từ hàng hóa trên thị trường nội địa mà quý doanh nghiệp không nên bỏ qua.
Chứng từ đi kèm hàng nhập khẩu theo chế độ hóa đơn chứng từ hàng hóa lưu thông
- Đối với hàng hóa nhập khẩu tại cơ sở sản xuất và kinh doanh không nhập khẩu vận chuyển trực tiếp: hóa đơn và chứng từ theo quy định hóa đơn, chứng từ hiện hành (Nghị định 123/2020/NĐ-CP và văn bản sửa đổi).
- Đối với điều chuyển hàng nhập khẩu cho các cơ sở hạch toán phụ thuộc, hóa đơn xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ sẽ theo Lệnh điều động.
- Đối với hàng hóa là gia công hoàn chỉnh và được nhập khẩu tại chỗ: tờ khai hải quan nhập khẩu bản sao, theo điểm a và điểm b, điều 5, Thông tư 64/2015.
- Đối với cơ sở sản xuất và gia công hàng hóa xuất khẩu vận chuyển bán thành phẩm, vật liệu, nguyên nhiên liệu gia công: hợp đồng gia công kèm phiếu xuất kho vận chuyển nội bộ và lệnh điều động.
- Đối với hàng hóa nhập khẩu do cơ quan có thẩm quyền bán hàng tịch thu: hóa đơn do cơ quan đó lập.
Thời hạn xuất trình hóa đơn, chứng từ
Thời hạn xuất trình trong chế độ hóa đơn chứng từ hàng hóa lưu thông được tính tại thời điểm cơ quan chức năng kiểm tra. Cơ sở pháp lý được căn cứ vào khoản 1 điều 3 của văn bản áp dụng. Nghĩa là khi bị dừng xe kiểm tra, người lái xe phải có ngay bộ chứng từ trên xe, không thể bổ sung sau.
Chế độ hóa đơn chứng từ hàng hóa lưu thông với hàng có xuất xứ Việt Nam
Hàng hóa có nguồn gốc xuất xứ Việt Nam có hai nhóm quy định cụ thể về chế độ hóa đơn, chứng từ sau.
Chứng từ đi kèm theo từng hình thức vận chuyển
- Vận chuyển hàng hóa từ người bán sang người mua: hóa đơn giá trị gia tăng bản gốc, căn cứ khoản 7, điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC (văn bản cũ, cần đối chiếu bản hiện hành).
- Vận chuyển hàng dùng để quảng cáo, khuyến mãi và hàng mẫu: hóa đơn giá trị gia tăng bản gốc, cùng căn cứ như trên.
- Vận chuyển hàng để tặng, biếu, cho, trao đổi, trả thay lương cho nhân viên và sử dụng nội bộ: hóa đơn giá trị gia tăng bản gốc, cùng căn cứ như trên.
- Điều chuyển hàng hóa tại các cơ sở hạch toán phụ thuộc như cửa hàng, chi nhánh ở các địa phương: phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ đi kèm lệnh điều động. Căn cứ điểm b, khoản 2.6, phụ lục 4, Thông tư 64/2013/TT-BTC ngày 15/5/2013 (văn bản cũ).
Chứng từ hợp lệ trong từng trường hợp của chế độ hóa đơn chứng từ hàng hóa lưu thông
- Hàng xuất để bán, đưa đi trao đổi hoặc giao cho đại lý cần lập hóa đơn bán hàng, hoặc hóa đơn kiêm phiếu xuất kho giao cho khách hàng.
- Hàng của cơ sở kinh doanh cố định đưa đi bán lưu động cần có lệnh điều động kiêm phiếu xuất kho vận chuyển nội bộ, bàn giao cho người đi bán.
- Xuất nguyên liệu đưa đi gia công cần có phiếu xuất kho ghi rõ địa chỉ nơi gia công kèm bản hợp đồng.
- Hàng luân chuyển nội bộ từ kho này sang kho khác, giữa các đơn vị hạch toán phụ thuộc cùng cơ sở kinh doanh: đều phải có lệnh điều động nội bộ và phiếu xuất kho vận chuyển.
- Hàng xuất trả lại cho bên bán vì không đúng quy cách, chất lượng cần có công văn của cơ sở trả hàng ghi rõ lý do.
- Hàng tiêu dùng có giá trị thấp hơn mức quy định: doanh nghiệp vẫn lập hóa đơn. Nếu người mua không yêu cầu thì bên bán lập bảng kê bán hàng theo hướng dẫn của cơ quan Thuế.
- Một số sản phẩm người bán không phải lập hóa đơn bán hàng: lâm nghiệp, nông nghiệp, thủy sản chưa qua chế biến do người sản xuất, khai thác trực tiếp bán ra.
- Đơn vị kinh doanh nhận hàng có trách nhiệm yêu cầu bên giao xuất hóa đơn và chứng từ hợp lệ.
Chở hàng đi tỉnh hoặc cần xe vận chuyển có đủ chứng từ? Gửi điểm đi, điểm đến, loại hàng và trọng lượng, nhận phương án và báo giá trong 2 giờ làm việc: Gọi 0909 411 668 hoặc chat Zalo.
Bảng chứng từ cần mang theo theo tình huống
Bảng sau gom lại chế độ hóa đơn chứng từ hàng hóa lưu thông theo các tình huống chủ hàng gặp nhiều nhất. Bảng chỉ tóm tắt, mỗi trường hợp của chế độ hóa đơn chứng từ hàng hóa lưu thông vẫn cần đối chiếu văn bản đang có hiệu lực.
| Tình huống | Chứng từ đi kèm hàng |
|---|---|
| Bán hàng cho khách | Hóa đơn bán hàng (hóa đơn điện tử) |
| Giao cho đại lý | Hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn kiêm phiếu xuất kho |
| Điều chuyển giữa kho, chi nhánh hạch toán phụ thuộc | Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, lệnh điều động |
| Đưa nguyên liệu đi gia công | Phiếu xuất kho ghi địa chỉ nơi gia công, hợp đồng gia công |
| Trả hàng lỗi cho bên bán | Công văn ghi rõ lý do trả hàng |
| Hàng nhập khẩu bán nội địa | Hóa đơn của người bán, tờ khai hải quan nhập khẩu theo từng trường hợp |
| Hàng mẫu, khuyến mãi, tặng biếu | Hóa đơn theo quy định áp dụng |
Rủi ro khi thiếu chứng từ và cách tránh
Thiếu hoặc sai chứng từ trong chế độ hóa đơn chứng từ hàng hóa lưu thông có thể khiến lô hàng bị tạm giữ để xác minh nguồn gốc, bị xử phạt hành chính theo quy định về hóa đơn đang áp dụng, và chậm giao cho khách. Với chủ hàng tuân thủ chế độ hóa đơn chứng từ hàng hóa lưu thông, chi phí lớn nhất thường không phải tiền phạt mà là thời gian xe nằm chờ.
- Lập hóa đơn hoặc phiếu xuất kho trước khi xe rời kho, không lập bù sau.
- Kiểm tra tên người bán, người nhận, địa chỉ, mô tả hàng và số lượng khớp với hàng thực tế trên xe.
- Đưa bản chứng từ cho tài xế, hoặc bản điện tử để tài xế xuất trình được khi bị kiểm tra.
- Với hàng điều chuyển nội bộ, giữ lệnh điều động cùng phiếu xuất kho cho từng chuyến.
- Hàng nhập khẩu: giữ bản sao tờ khai và chứng từ mua bán cho đến khi hàng đến tay người mua cuối.
Chế độ hóa đơn chứng từ hàng hóa lưu thông khi thuê đơn vị vận tải
Khi thuê xe, theo chế độ hóa đơn chứng từ hàng hóa lưu thông, chủ hàng chịu trách nhiệm cung cấp chứng từ của lô hàng, đơn vị vận tải cung cấp chứng từ vận chuyển. Chủ hàng nên đưa bộ chứng từ cho đơn vị vận tải ngay lúc giao hàng, để tài xế mang đủ trên xe. Hàng quá khổ hoặc quá tải còn cần giấy phép lưu hành riêng, bạn có thể xem thêm dịch vụ thủ tục hải quan trọn gói nếu lô hàng nhập khẩu cần làm thủ tục trước khi lưu thông.
Checklist chế độ hóa đơn chứng từ hàng hóa lưu thông trước khi xuất kho
| Mục kiểm | Đạt |
|---|---|
| Hóa đơn hoặc phiếu xuất kho đã lập đúng loại | ☐ |
| Thông tin người gửi, người nhận khớp | ☐ |
| Mô tả hàng, số lượng khớp thực tế | ☐ |
| Lệnh điều động (nếu điều chuyển nội bộ) | ☐ |
| Tờ khai nhập khẩu bản sao (nếu hàng nhập khẩu) | ☐ |
| Tài xế đã nhận bộ chứng từ | ☐ |
Câu hỏi thường gặp
Chế độ hóa đơn chứng từ hàng hóa lưu thông gồm những gì?
Gồm hóa đơn bán hàng hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, lệnh điều động, hợp đồng gia công, tờ khai hải quan nhập khẩu với hàng nhập khẩu, tùy từng trường hợp vận chuyển.
Chở hàng đi bán cần mang theo chứng từ gì?
Cần hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn kiêm phiếu xuất kho giao cho người mua. Chứng từ phải có trên xe để xuất trình khi cơ quan chức năng kiểm tra.
Điều chuyển hàng giữa kho và chi nhánh dùng chứng từ nào?
Dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ đi kèm lệnh điều động, áp dụng cho các đơn vị hạch toán phụ thuộc.
Bao giờ phải xuất trình hóa đơn, chứng từ?
Tại thời điểm cơ quan chức năng kiểm tra. Vì vậy bộ chứng từ phải có sẵn trên xe, không thể bổ sung sau khi bị dừng.
Hàng nông sản chưa chế biến có phải lập hóa đơn không?
Lâm sản, nông sản, thủy sản chưa qua chế biến do người sản xuất trực tiếp bán ra thuộc nhóm người bán không phải lập hóa đơn bán hàng theo nội dung bài. Cần đối chiếu quy định hiện hành khi áp dụng.
Trên đây là toàn bộ chế độ hóa đơn chứng từ hàng hóa lưu thông mà doanh nghiệp cần nắm. Nếu còn thắc mắc, hãy liên hệ hotline 0909 411 668 hoặc Zalo để chuyên gia Project Shipping tư vấn. Tham khảo thêm khái niệm hóa đơn trên Wikipedia.
- Hotline: 0909411668
- Email: ceo@projectshipping.vn
