Bốn bước ở trên là khung chung. Với một lô hàng rời quá khổ, công việc thực tế chia nhỏ hơn như sau:

1. Kiểm tra kích thước và trọng lượng: đối chiếu packing list với bản vẽ, xác định kiện nặng nhất, kiện dài nhất và điểm cẩu.
2. Chọn phương án tàu: container flat rack, tàu hàng rời hay tàu Ro-Ro, dựa trên kích thước kiện, tuyến và lịch tàu.
3. Đặt chỗ và xác nhận với hãng tàu: gửi thông số từng kiện để hãng tàu duyệt xếp hàng và báo cước.
4. Khảo sát tuyến đường bộ: đo cổng, cua, cầu, đường dây điện trên tuyến từ kho tới cảng hoặc từ cảng tới công trình.
5. Xin giấy phép lưu hành: cho xe chở hàng quá khổ, quá tải, kèm phương án dẫn đường nếu cần.
6. Đóng gói, chèn lót: bọc chống nước, kê gỗ, đánh dấu điểm cẩu và trọng tâm trên kiện.
7. Cẩu xếp và chằng buộc: cẩu hàng lên xe hoặc lên tàu theo phương án đã duyệt, chằng buộc bằng cáp, xích, tăng đơ.
8. Chứng từ và thông quan: khai báo hải quan, phát hành vận đơn, gửi bộ chứng từ cho bên nhận.
9. Dỡ hàng và giao tới công trình: nhận hàng tại cảng đích, dỡ lên xe và giao tới vị trí lắp đặt.

Chứng từ thường cần cho lô hàng rời

• Packing list có kích thước, trọng lượng từng kiện.
• Hóa đơn thương mại và hợp đồng mua bán.
• Bản vẽ kiện hàng có điểm cẩu, trọng tâm (với kiện lớn).
• Giấy phép, chứng nhận chuyên ngành nếu hàng thuộc diện quản lý.

Một số lô hàng quá khổ Project Shipping đã thực hiện

• Cẩu thiết bị ống hút bụi lò nung lên tàu hàng rời tại cảng Lotus.
• Vận chuyển 2 xe máy đào từ Hà Giang đi cảng Istanbul, Thổ Nhĩ Kỳ.
• Xếp, chằng buộc và vận chuyển 2 cần bơm bê tông từ Hải Phòng đi Jebel Ali.
• 8 container 40 flat rack cấu kiện thép tiền chế từ Nhơn Trạch ra cảng Cát Lái.

Rủi ro thường gặp khi vận chuyển hàng rời và cách phòng

• Kích thước thực tế khác packing list: hãng tàu có thể từ chối xếp hoặc tính lại cước. Nên đo lại kiện sau khi đóng gói và gửi ảnh có thước đo.
• Thiếu điểm cẩu hoặc trọng tâm lệch: dễ nghiêng kiện khi nâng. Cần đánh dấu điểm cẩu, trọng tâm và gửi bản vẽ trước ngày xếp hàng.
• Giấy phép lưu hành chưa có khi tàu đã đến: hàng nằm cảng phát sinh phí lưu bãi. Giấy phép nên xin song song khi tàu còn trên biển.
• Thời tiết xấu khi cẩu: gió lớn, mưa to phải dừng cẩu. Lịch làm hàng cần có ngày dự phòng.
• Chằng buộc không đạt: kiện xê dịch trên đường hoặc trên tàu. Phương án chằng buộc phải phù hợp trọng lượng và hình dạng kiện.

Mỗi lô có kích thước, tuyến và yêu cầu khác nhau, nên phương án vận chuyển hàng rời luôn được lập riêng sau khi xem thông số kiện. Tham khảo định nghĩa quốc tế về break bulk cargo.