Lô hàng đã sẵn sàng nhưng không có chỗ trên tàu thì mọi kế hoạch giao hàng đều trễ. Chứng từ giữ chỗ đó chính là booking note, và biết booking note là gì là bước đầu tiên của mọi lô hàng đi đường biển.
Bài này giải thích booking note là gì, booking trong xuất nhập khẩu là gì, booking note gồm những thông tin nào, cách lấy và những lỗi hay gặp khiến hàng bị rớt tàu.
Booking note là gì?
Booking note là chứng từ ghi nhận việc đặt chỗ vận chuyển giữa người gửi hàng (shipper) và hãng tàu (carrier), thường qua forwarder. Hiểu ngắn gọn, booking note là “vé giữ chỗ” của lô hàng trên một chuyến tàu cụ thể.
Booking note ghi số lượng và loại container, cảng đi (POL), cảng đến (POD), ETD, ETA, tên tàu và số chuyến (vessel, voyage), cùng các mốc giờ giao hàng vào cảng. Thiếu chứng từ này, bạn không lấy được container rỗng và cảng không nhận hàng hạ bãi.
Booking trong xuất nhập khẩu là gì?
Booking là bước đặt chỗ trên tàu. Shipper báo hãng tàu hoặc forwarder: hàng gì, bao nhiêu container loại nào, đi từ cảng nào đến cảng nào, cần đi tuần nào. Hãng tàu kiểm tra chỗ trống rồi chấp nhận và cấp số booking.
Sau bước này, booking note là bằng chứng cho thỏa thuận đó. Từ số booking, shipper lấy lệnh cấp container rỗng, đóng hàng, làm hải quan xuất khẩu và hạ container vào bãi trước giờ cut-off.
Với hàng nhập khẩu, người mua ở nước ngoài hoặc đại lý của họ thường là bên booking tại cảng đi. Người nhập khẩu cần xin số booking và lịch tàu để theo dõi hàng về và chuẩn bị chứng từ đón hàng.
Booking note và booking confirmation khác nhau thế nào?
Về bản chất, cả hai cùng xác nhận chỗ trên tàu. Nhiều công ty dùng lẫn tên gọi, một số nơi gọi booking note là bản yêu cầu và booking confirmation là bản xác nhận cuối của hãng tàu. Khi nhận chứng từ, hãy đọc nội dung: có số booking, tàu, chuyến và cut-off đầy đủ thì bạn đã có xác nhận chỗ. Nếu chỉ thấy yêu cầu mà chưa có số booking, lô hàng chưa chắc chắn có chỗ.
Booking note là gì trong thực tế: dùng để làm gì?
Hiểu booking note là gì về mặt khái niệm chưa đủ, quan trọng là biết chứng từ này mở ra những việc nào trong chuỗi giao hàng:
- Lấy container rỗng. Depot chỉ cấp vỏ container khi có số booking hợp lệ, nên chậm booking là chậm cả kế hoạch đóng hàng.
- Đóng hàng và hạ bãi đúng hạn. Booking note ghi cảng hoặc bãi nhận hàng và giờ cut-off, giúp bạn xếp lịch xe và nhân công.
- Làm hải quan xuất khẩu. Thông tin tàu, chuyến, cảng đích dùng để khai báo và đối chiếu với bộ chứng từ.
- Lập vận đơn. Hãng tàu căn cứ booking để phát hành Bill of Lading, nên mọi sai sót ở booking sẽ đi theo sang vận đơn.
- Chứng minh thỏa thuận. Khi có tranh chấp về chỗ, cước hoặc lịch tàu, booking note là cơ sở đối chiếu giữa shipper và hãng tàu.
Với người làm xuất nhập khẩu, lợi ích thực tế là kiểm soát được thời gian: biết chắc hàng đi tuần nào, hạn chót là khi nào, và chi phí lưu bãi phát sinh từ đâu.
Booking note gồm những thông tin gì?
| Thông tin | Ý nghĩa với shipper |
|---|---|
| Số booking | Mã để lấy container rỗng, tra cứu và lập vận đơn |
| Shipper, consignee | Bên gửi và bên nhận, phải khớp với chứng từ sau này |
| POL, POD | Cảng đi và cảng đến |
| Tàu, chuyến, ETD, ETA | Lịch tàu dự kiến, có thể thay đổi |
| Loại và số lượng container | 20DC, 40DC, 40HC, Flat Rack, Open Top… |
| Tên hàng, trọng lượng | Hãng tàu dùng để xếp và tính cước |
| Cut-off (giờ chốt) | Hạn hạ hàng vào bãi, nộp SI, khai VGM |
| Nơi lấy cont rỗng, nơi hạ hàng | Depot lấy vỏ và cảng hoặc bãi hạ container |
Hiểu rõ booking note là gì và gồm những mục nào giúp bạn soát lỗi nhanh. Sai một thông tin như tên consignee hay loại container sẽ kéo theo sửa vận đơn, mất thời gian và thường phát sinh phí. Vì vậy nên đối chiếu booking note với hợp đồng và packing list ngay khi nhận.
Ai cấp booking note và khi nào cần có?
Booking note do hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu cấp, hoặc do forwarder phát hành sau khi đã giữ chỗ với hãng. Chứng từ phải có trước khi lấy container rỗng và trước khi hạ hàng vào cảng. Nếu lô hàng cần xe vận chuyển hoặc giấy tờ đặc biệt, hãy xin booking note sớm để bên vận chuyển lên lịch theo đúng giờ cut-off.
Nên lưu cả bản điện tử lẫn bản in, vì tài xế và nhân viên giao nhận thường cần số booking khi lấy vỏ và hạ hàng.
Quy trình lấy booking note là gì? Các bước làm với hãng tàu
Booking có thể làm trực tiếp với hãng tàu hoặc qua forwarder. Với lô nhỏ hoặc người mới, qua forwarder thường nhanh hơn vì họ có sẵn chỗ và bảng cước.
- Liên hệ hãng tàu hoặc forwarder, báo loại hàng, số lượng, POL, POD và thời gian cần đi.
- Cung cấp thông tin hàng: tên hàng, trọng lượng, kích thước, yêu cầu đặc biệt. Hàng quá khổ cần báo sớm vì chỗ trên tàu và loại container đặc biệt có hạn.
- Hãng tàu xác nhận chỗ, cấp số booking và gửi booking note.
- Kiểm tra kỹ thông tin trên booking note. Có sai sót thì yêu cầu sửa trước khi lấy container.
- Thỏa thuận cước và điều khoản thanh toán theo báo giá đã chốt.
Cần tìm hiểu cách xử lý khi hãng tàu hoãn hoặc đẩy hàng sang tàu sau, xem thêm bài hàng bị roll là gì và overbook là gì.
Các lưu ý khi lấy booking note là gì?
Đây là những điểm làm hàng bị rớt tàu nhiều nhất:
- Book sớm vào mùa cao điểm. Trước Tết và các tuần cuối năm, chỗ trên tàu căng, booking muộn dễ bị từ chối hoặc phải sang tàu sau.
- Khai đúng thông tin hàng. Tên hàng, trọng lượng sai sẽ bị hãng tàu điều chỉnh cước hoặc từ chối xếp.
- Nhớ các mốc cut-off. Mỗi hãng, mỗi cảng có giờ chốt hạ hàng, nộp SI (hướng dẫn làm vận đơn) và khai VGM (khối lượng container) riêng. Trễ một mốc là có thể rớt chuyến.
- Đọc điều khoản đi kèm. Phí hủy booking, thời gian miễn phí lưu container, điều kiện thanh toán nằm trong điều khoản của hãng tàu.
- Theo dõi lịch tàu. ETD và ETA là thời gian dự kiến, hãng tàu có thể đổi. Hỏi lại lịch trước ngày hạ hàng.
- Kiểm tra giấy tờ liên quan. Hàng cần kiểm tra chuyên ngành hay hợp quy phải xong trước khi đóng hàng.
Sau khi giao hàng đúng cut-off, bước tiếp theo là lập vận đơn. Bạn có thể xem thêm về Seaway Bill và cách đóng hàng vào container để tránh sai sót ở khâu này.
Cần hỗ trợ booking hoặc báo giá cước? Gửi tuyến đi, loại hàng và số lượng, nhận phương án kèm báo giá trong 2 giờ làm việc: Gọi 0909 411 668 hoặc chat Zalo.
Câu hỏi thường gặp về booking note là gì
Booking confirmation là gì, có giống booking note không?
Booking confirmation là văn bản hãng tàu hoặc forwarder xác nhận đã giữ chỗ cho lô hàng, kèm số booking, tàu, chuyến và các mốc cut-off. Trong thực tế nhiều công ty dùng lẫn hai tên gọi này với booking note, nhưng cách an toàn là đọc nội dung trên chứng từ chứ không dựa vào tên gọi.
Booking là gì trong xuất nhập khẩu?
Booking là việc đặt chỗ trên tàu cho lô hàng. Người gửi hàng báo cho hãng tàu hoặc forwarder loại container, số lượng, cảng đi, cảng đến và thời gian cần đi. Khi hãng tàu chấp nhận, họ cấp số booking và chứng từ booking note.
Booking note là gì và dùng để làm gì?
Booking note là chứng từ ghi lại thỏa thuận đặt chỗ giữa shipper và hãng tàu. Chứng từ này dùng để lấy container rỗng, đóng hàng, hạ bãi đúng hạn và làm cơ sở lập vận đơn sau đó.
Booking on hand là gì?
Booking on hand là cách nói trong nghiệp vụ khi lô hàng đã có booking trong tay, nghĩa là đã giữ được chỗ trên tàu. Lúc này cần kiểm tra lại tàu, chuyến, ETD và các mốc cut-off ghi trên booking.
Không giao hàng kịp cut-off thì sao?
Hàng có thể bị rớt khỏi chuyến tàu dự kiến, phải chuyển sang chuyến sau và có thể phát sinh phí lưu bãi, lưu container. Vì vậy cần theo dõi sát cut-off ghi trên booking note ngay khi nhận được.
Tóm lại, booking note là gì? Đó là chứng từ giữ chỗ trên tàu, có số booking và các mốc cut-off mà shipper phải tuân thủ.
Về khái niệm nền tảng của vận đơn đường biển, bạn có thể tham khảo mô tả chung về bill of lading.
Xem thêm: Hợp chuẩn hợp quy là gì? Giấy chứng nhận hợp quy là gì?
Project Shipping hy vọng bài viết giúp bạn nắm rõ booking note là gì và chủ động hơn khi đặt chỗ cho lô hàng của mình.
