Vận đơn điện tử là một khái niệm trong lĩnh vực logistics và giao nhận hàng hóa, đặc biệt là trong thời đại công nghệ số hiện nay. Nó thường được hiểu là phiên bản điện tử của vận đơn giấy truyền thống, tức là một tài liệu chứng nhận việc vận chuyển hàng hóa từ điểm xuất phát đến điểm đích. Hãy cùng Project Shipping tìm hiểu chi tiết hơn về loại chứng từ này.
Cập nhật 2026: điều Project Shipping thấy khi làm chứng từ thực tế
Trong quy trình làm hàng xuất của Project Shipping, vận đơn dạng telex hoặc surrender chỉ được release khi hãng tàu (hoặc forwarder) đã nhận thanh toán và shipper xác nhận cho release. Nghĩa là bản điện tử không “mở khóa” hàng sớm hơn bản giấy, nó chỉ rút ngắn thời gian gửi chứng từ.
Với lô hàng thanh toán bằng L/C, ngân hàng thường quy định loại vận đơn được chấp nhận. Hãy hỏi ngân hàng trước khi chọn hình thức điện tử. Bản draft cũng cần được soát tên, số kiện, trọng lượng trước khi phát hành, vì sửa sau khi tàu chạy thường phát sinh phí amend.
Vận đơn điện tử là gì?
Khái niệm này không phức tạp như nhiều người nghĩ. Nó có thể được xem như là một loại thông điệp điện tử, với nội dung và cấu trúc thống nhất từ đầu đến cuối. Loại vận đơn này được truyền từ điểm xuất phát đến điểm đích thông qua các phương tiện điện tử, không cần sự tham gia của các phương tiện truyền dẫn cơ học.
So với vận đơn truyền thống, vận đơn điện tử giải quyết được nhiều hạn chế, đặc biệt là tăng tốc quá trình lưu chuyển, thuận tiện cho việc lưu trữ và không ảnh hưởng đến thời gian làm việc của nhân viên. Hơn nữa, việc dùng E-Bill cũng giúp tiết kiệm phí và thời gian cho việc làm các thủ tục vận đơn. Đồng thời, trong bối cảnh tàu thương mại ngày càng tăng tốc, E-Bill trở thành lựa chọn thay thế lý tưởng cho vận đơn truyền thống.
Điểm mặt các loại hình thức vận đơn điện tử
Ba hình thức phổ biến gồm:
- Vận đơn Bolero: Đây là loại vận đơn phổ biến nhất trên thị trường hiện nay, được sử dụng rộng rãi bởi hầu hết các đơn vị vận chuyển hàng hóa.
- Vận đơn theo quy tắc CMI: CMI viết tắt của Comité Maritime International, tổ chức quốc tế về lĩnh vực hàng hải. Đây là vận đơn dựa trên các quy tắc của tổ chức này.
- Vận đơn SEADOCS: Một loại vận đơn khác được sử dụng trong quá trình vận chuyển hàng hóa.
Cả hai loại vận đơn chuyển nhượng và không chuyển nhượng đều có thể được cấp dưới dạng điện tử. Dữ liệu trên E-Bill cũng là căn cứ để hãng tàu khai manifest cho hải quan. Thông thường, thông tin chi tiết về hàng hóa, tàu, cảng bốc, cảng dỡ và các thông tin khác sẽ được điền vào một E-Bill và tải lên hệ thống vận đơn. Các hình thức vận đơn này cũng được phát hành dưới dạng E-Bill thông qua việc liên kết với các đơn vị vận chuyển hàng hóa Logistics theo hợp đồng.
Tổng hợp các nội dung chính trong vận đơn điện tử đường biển
Bên cạnh việc hiểu rõ khái niệm, bạn cũng cần nắm vững nội dung bên trong của loại vận đơn này. Thông thường, vận đơn điện tử đường biển sẽ chứa các thông tin sau:
- Tiêu đề của vận đơn.
- Thông tin về người giao hàng, bao gồm tên và địa chỉ của họ.
- Thông tin về người vận chuyển.
- Bên được thông báo, bao gồm tên và địa chỉ của họ, để thông báo các thông tin liên quan đến hàng hóa và hành trình của tàu.
- Thông tin về người nhận hàng, trong trường hợp vận đơn đích danh.
- Địa chỉ giao hàng.
- Cảng bốc lên tàu.
- Cảng dỡ hàng.
- Ngày và nơi ký để phát hành vận đơn điện tử.
- Các thông tin mô tả khái quát về hàng hóa.
- Số lượng vận đơn được phát hành.
- Số lượng, khối lượng, và loại kiện hàng.
- Số hiệu của con tàu.
- Các mã ký hiệu hàng hóa và số lượng tương ứng.
- Trọng lượng tịnh của hàng hóa.
- Nơi nhận hàng.
Nếu như bạn muốn tìm hiểu thêm về chi phí các dịch vụ của Project Shipping thì có thể tham khảo bảng giá dịch vụ thủ tục hải quan trọn gói và khám phá nhiều ưu đãi hấp dẫn khác!
Cần soát chứng từ trước khi làm thủ tục? Gửi bản draft vận đơn, nhận phản hồi trong ngày làm việc. Gọi 0909 411 668 hoặc chat Zalo.
Những lưu ý cần biết khi vận đơn điện tử
Những lưu ý khi sử dụng loại chứng từ này là rất quan trọng và cần phải được bạn chú ý. Theo các chuyên gia trong lĩnh vực vận chuyển hàng hóa Bắc Nam, dưới đây là những điều bạn cần nhớ khi sử dụng vận đơn điện tử:
- Luôn sử dụng E-Bill theo đúng mục đích và chức năng của nó, nhất là khi dùng bộ chứng từ này để thông quan hàng hóa hoặc đối chiếu với phí AMS của lô hàng đi Mỹ.
- Khi truy cập và tra cứu vận đơn, hãy luôn sử dụng trang web chính thức hoặc ứng dụng của dịch vụ vận chuyển.
- Nhập đúng thông tin cần thiết để có thể tra cứu vận đơn một cách chính xác và hiệu quả.
- Lưu ý rằng thông tin bạn thấy khi tra cứu trên hệ thống thường chỉ là các thông tin cơ bản. Để biết thêm chi tiết về tình trạng và thông tin chi tiết của đơn hàng, bạn cần liên hệ trực tiếp với đơn vị vận chuyển.
Xem thêm: Thông quan hàng hoá là gì? Những điều cần lưu ý khi thực hiện
Câu hỏi thường gặp
Vận đơn điện tử là gì?
Vận đơn điện tử (E-Bill) là phiên bản điện tử của vận đơn giấy, được phát hành và truyền qua hệ thống điện tử thay vì bản in, vẫn chứng nhận việc hãng tàu đã nhận hàng để vận chuyển.
Seadocs là gì và khác Bolero ra sao?
Seadocs và Bolero là hai hệ thống phát hành vận đơn điện tử. Bolero hiện được dùng phổ biến hơn trong các hãng tàu và ngân hàng, còn Seadocs chủ yếu được nhắc đến như một mô hình ra đời sớm.
E-Bill có thay được vận đơn giấy không?
Có, khi hãng tàu, người gửi, người nhận và ngân hàng (nếu dùng L/C) đều chấp nhận hệ thống đó. Nên xác nhận trước với từng bên để tránh bị yêu cầu xuất trình bản gốc.
Tra cứu vận đơn ở đâu?
Hãy dùng trang web hoặc ứng dụng chính thức của hãng tàu, nhập đúng số vận đơn. Thông tin hiển thị thường chỉ ở mức cơ bản, muốn chi tiết cần liên hệ trực tiếp đơn vị vận chuyển.
Hy vọng rằng bài viết của Project Shipping đã giúp bạn có cái nhìn tổng quan về vận đơn điện tử và những điều bạn không thể bỏ qua. Hãy áp dụng những kiến thức này vào thực tiễn kinh doanh của bạn để tối ưu hóa quá trình vận chuyển và tăng cường hiệu quả hoạt động kinh doanh.
