Từ bút, giấy, đến nội thất văn phòng, mọi thứ đều cần được xử lý qua quá trình thủ tục nhập khẩu. Bài viết này, Project Shipping sẽ đưa bạn qua các bước chi tiết trong quá trình làm thủ tục nhập khẩu văn phòng phẩm, giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình này và cách đảm bảo rằng văn phòng phẩm của bạn được chuyển giao một cách an toàn và hiệu quả.
Chính sách nhập khẩu văn phòng phẩm
Quy trình và chính sách nhập khẩu văn phòng phẩm được quy định trong các văn bản pháp luật sau:
- Thông tư 38/2015/TT-BTC ngày 25/3/2015; sửa đổi bổ sung 39/2018/TT-BTC ngày 20/04/2018.
- Nghị định 69/2018/NĐ-CP ngày 15/05/2018.
- Nghị định số 15/2018/NĐ-CP ngày 02/02/2018.
- Nghị định số 43/2017/NĐ-CP ngày 14/4/2017.
- Công văn số 2655/TXNK-PL ngày 18/07/2017.
- Nghị định 128/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020.
Theo các văn bản pháp luật trên, văn phòng phẩm không thuộc danh mục hàng hóa cấm nhập khẩu. Tuy nhiên, khi nhập khẩu văn phòng phẩm, cần lưu ý các điểm sau:
- Văn phòng phẩm đã qua sử dụng không được nhập khẩu.
- Khi nhập khẩu văn phòng phẩm, cần tuân thủ quy định về dán nhãn hàng hóa theo Nghị định số 43/2017/NĐ-CP.
- Xác định đúng mã HS (mã hải quan) để xác định đúng thuế và tránh bị phạt.
Dán nhãn hàng nhập khẩu
Qua Nghị định 128/2020/NĐ-CP, đặt ra sự chặt chẽ hơn trong việc giám sát dán nhãn lên hàng hóa nhập khẩu.
- Đánh dấu các thông tin trên nhãn mác nhằm mục đích quản lý hàng hóa và xác định xuất xứ, đơn vị chịu trách nhiệm. Vì vậy, việc dán nhãn lên hàng hóa là không thể thiếu trong quá trình nhập khẩu văn phòng phẩm từ các quốc gia khác nhau.
Nội dung nhãn mác
Nội dung của nhãn mác được quy định trong Nghị định số 43/2017/NĐ-CP. Đối với văn phòng phẩm, nhãn mác cần bao gồm các thông tin sau:
- Thông tin người xuất khẩu (địa chỉ, tên công ty).
- Thông tin người nhập khẩu (địa chỉ, tên công ty).
- Tên và thông tin về hàng hóa.
- Xuất xứ hàng hóa.
Những thông tin này cần được hiển thị bằng tiếng Anh hoặc dịch thuật sang ngôn ngữ khác. Trong trường hợp gặp khó khăn khi làm thủ tục nhập khẩu văn phòng phẩm, hải quan kiểm tra sẽ chú trọng đến nội dung nhãn.
Vị trí nhãn dán
Việc dán nhãn lên hàng hóa là cần thiết, tuy nhiên việc dán đúng vị trí cũng rất quan trọng.
- Nhãn hàng hóa cần được dán lên các bề mặt của kiện hàng như thùng carton, kiện gỗ, bao bì sản phẩm. Hoặc bất kỳ chỗ nào dễ kiểm tra và nhìn thấy.
- Đảm bảo dán nhãn đúng vị trí sẽ giúp tiết kiệm thời gian kiểm tra hàng hóa nhập khẩu.
Đối với hàng hóa bán lẻ, cần hiển thị thêm nhiều thông tin khác như nhà sản xuất, định lượng, thông số kỹ thuật, ngày tháng sản xuất và cảnh báo an toàn.
Rủi ro khi không dán nhãn dán
Không tuân thủ quy định về dán nhãn có thể gây ra rủi ro như:
- Bị phạt tiền theo quy định tại Điều 22 của Nghị định 128/2020/NĐ-CP
- Mất quyền hưởng thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt do chứng nhận xuất xứ
- Bị từ chối, cũng như gây mất mát hoặc hư hỏng hàng hóa do thiếu nhãn cảnh báo trong quá trình xếp dỡ và vận chuyển.
Vì vậy, chúng tôi khuyến nghị Quý vị tuân thủ quy định và dán nhãn lên hàng hóa khi làm thủ tục nhập khẩu văn phòng phẩm.
Mã HS và thuế nhập khẩu các loại văn phòng phẩm
Mã HS (Harmonized System) là một dãy mã số được sử dụng chung cho tất cả các loại hàng hóa trên toàn thế giới. Mã HS khác nhau giữa các quốc gia chỉ ở phần số đuôi. Vì vậy, 6 số đầu của mã HS cho một mặt hàng là giống nhau trên toàn thế giới.
Về văn phòng phẩm, đó là một danh từ chung. Do đó, khi nói về mã HS văn phòng phẩm, chúng ta cần tra cứu mã HS cho từng loại cụ thể. Để xác định mã HS cho từng loại văn phòng phẩm, quý vị có thể theo dõi các đường dẫn dưới đây:
| Loại Sản Phẩm | Mã HS |
|---|---|
| Bút Viết | 9608 |
| Thước | 09172010 |
| Giấy In | 4809 |
| Băng Dính | 3919 |
| Máy In | 8443 |
Xác định chính xác mã HS là rất quan trọng trong quá trình làm thủ tục nhập khẩu văn phòng phẩm. Việc xác định mã HS sai có thể gây rủi ro nhất định cho Quý vị, bao gồm:
- Chịu phạt do khai sai mã HS theo quy định của Nghị định 128/2020/NĐ-CP.
- Trong trường hợp phát sinh thuế nhập khẩu, Quý vị sẽ đối mặt với mức phạt tối thiểu là 2.000.000 VND và tối đa là gấp ba lần số thuế.
Bộ hồ sơ làm thủ tục nhập khẩu văn phòng phẩm
Bộ hồ sơ cần chuẩn bị để làm thủ tục nhập khẩu văn phòng phẩm và các mặt hàng khác bao gồm:
- Tờ khai hải quan.
- Hợp đồng thương mại (Sale contract).
- Hóa đơn thương mại (Commercial invoice).
- Danh sách đóng gói (Packing list).
- Vận đơn (Bill of lading).
- Chứng nhận xuất xứ (nếu có).
- Catalog (nếu có), và các chứng từ khác nếu được yêu cầu bởi cơ quan hải quan.
Đây là toàn bộ các chứng từ cần thiết để thực hiện thủ tục thông quan văn phòng phẩm. Trong số đó, tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại, vận đơn và chứng nhận xuất xứ là những chứng từ quan trọng nhất. Các chứng từ khác có thể được yêu cầu bổ sung tuỳ thuộc vào yêu cầu của cơ quan hải quan.
Tham khảo ngay bảng giá dịch vụ thủ tục hải quan trọn gói cho Project Shipping
Quy trình làm thủ tục nhập khẩu văn phòng phẩm
Quy trình làm thủ tục nhập khẩu văn phòng phẩm cũng như các mặt hàng khác đã được chi tiết quy định trong Thông tư 38/2015/TT-BTC ngày 25/3/2015 sửa đổi bổ sung 39/2018/TT-BTC ngày 20/04/2018.
Dưới đây là tóm tắt các bước chính để bạn có thể hiểu tổng quan.
Bước 1: Khai tờ khai hải quan
Sau khi thu thập đầy đủ các chứng từ xuất nhập khẩu như hợp đồng, hóa đơn thương mại, danh sách đóng gói, vận đơn đường biển, chứng nhận xuất xứ và thông báo hàng đến, bạn có thể nhập thông tin khai báo vào hệ thống hải quan qua phần mềm khai quan.
Bước 2: Mở tờ khai hải quan
Sau khi hoàn thành khai tờ khai hải quan, hệ thống hải quan sẽ trả về kết quả phân loại tờ khai. Nếu tờ khai được phân vào một trong các loại (phân loại xanh, vàng, đỏ), bạn cần in ra tờ khai và mang bộ hồ sơ nhập khẩu xuống chi cục hải quan để mở tờ khai.
Bước 3: Thông quan hàng hóa
Sau khi kiểm tra hồ sơ và không có vấn đề gì, cán bộ hải quan sẽ chấp nhận thông quan tờ khai. Bạn có thể thanh toán thuế nhập khẩu cho tờ khai hải quan để hoàn tất quá trình thông quan hàng hóa.
Bước 4: Mang hàng về bảo quản và sử dụng
Sau khi tờ khai được thông quan, bạn có thể tiến hành thanh lý tờ khai và thực hiện các thủ tục cần thiết để mang hàng về kho bảo quản và sử dụng.
Những lưu ý khi nhập khẩu văn phòng phẩm
Trong quá trình làm thủ tục nhập khẩu văn phòng phẩm, Project Shipping đã rút ra một số lưu ý quan trọng mà xin được chia sẻ đến quý vị để tham khảo.
Dưới đây là những lưu ý cần nhớ khi thực hiện thủ tục nhập khẩu văn phòng phẩm:
- Thuế nhập khẩu là một nghĩa vụ bắt buộc phải hoàn thành khi nhập khẩu văn phòng phẩm. Việc tính toán và thanh toán thuế này là cần thiết và không thể tránh được.
- Khi nhập khẩu văn phòng phẩm, quý vị cần tuân thủ quy định về dán nhãn hàng hóa theo Nghị định số 43/2017/NĐ-CP. Điều này đảm bảo rằng sản phẩm được đánh dấu đúng cách và thông tin cần thiết được hiển thị đầy đủ trên nhãn.
- Xác định đúng mã HS (Hệ thống mã hàng hóa) là rất quan trọng để xác định đúng mức thuế và tránh bị áp đặt các khoản phạt vi phạm. Việc đánh giá chính xác mã HS của sản phẩm giúp đảm bảo tính chính xác trong việc tính toán thuế và tuân thủ quy định hải quan.
- Đối với các chứng từ gốc, nên gửi về trước để tránh tình trạng chờ đợi chứng từ. Điều này giúp tránh việc phát sinh phí lưu kho hoặc lưu bãi, đồng thời đảm bảo quá trình thủ tục nhập khẩu diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả.
Những lưu ý trên sẽ giúp quý vị thực hiện thủ tục nhập khẩu văn phòng phẩm một cách hiệu quả và tránh các rủi ro phát sinh trong quá trình này.
Xem thêm bài viết: Thủ Tục Nhập Khẩu Vòi Nước Và Vòi Hoa Sen Chi Tiết Nhất
Trong thế giới ngày nay, nơi mà doanh nghiệp và cá nhân ngày càng quan tâm đến sự hiện đại và tiện nghi, quá trình nhập khẩu văn phòng phẩm đóng vai trò quan trọng. Project Shipping giới thiệu qua các bước thủ tục nhập khẩu chi tiết, từ khai báo hải quan cho đến việc kiểm tra chất lượng và đảm bảo tuân thủ quy định.
