Trong hoạt động xuất nhập khẩu, “Manifest” đóng vai trò quan trọng như một bản ghi chi tiết về hàng hóa được vận chuyển. Bài viết dưới đây của Project Shipping sẽ phân tích Manifest là gì và cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách khai báo thông tin trên Manifest để tuân thủ quy định và tối ưu hóa quá trình vận chuyển hàng hóa.
Manifest là gì?
Khai báo manifest là quá trình ghi chép thông tin chi tiết về hàng hóa, hành khách và người điều khiển phương tiện như tàu, máy bay hoặc phương tiện khác, nhằm cho phép cơ quan hải quan và các cơ quan chức năng khác có thể nắm bắt thông tin này.
Khi hàng hóa đến cảng, hãng tàu sẽ nhận được Thông báo hàng đến (Arrival Notice – AN) từ đại lý tại cảng xuất hàng. Sau đó, người nhận hàng phải chịu trách nhiệm và nghĩa vụ khai báo mọi thông tin về lô hàng cho hải quan. Các thông tin cần được khai báo bao gồm số vận đơn, tên hàng hóa, số lượng, người gửi hàng, ngày khởi hành tàu, ngày phát hành vận đơn…
Khi thông tin khai báo trùng khớp với thông tin mà người xuất khẩu đã gửi cho hãng tàu, hàng hóa sẽ được thông quan và người nhận hàng có thể đến lấy hàng trong thời gian ngắn nhất.
Tổng quát, quá trình hãng tàu khai báo thông tin hàng hóa cho hải quan được gọi là khai báo manifest. Trong đó, hãng tàu sẽ khai báo manifest cho Vận đơn gốc (Master Bill – MBL) và forwarder sẽ khai báo manifest cho Vận đơn thứ (House Bill – HBL).
Vì sao phải khai Manifest?
Khai báo manifest đóng vai trò quan trọng trong việc cho phép cơ quan hải quan kiểm soát tính hợp lệ của hàng hóa nhập khẩu và các vấn đề liên quan đến thuế. Đồng thời, việc này cũng đảm bảo rằng người nhận hàng (consignee) có thể nhận hàng sớm, tránh các tình huống không thể lấy hàng và gây ra các chi phí không mong muốn.
Trong trường hợp không có khai báo manifest, cơ quan hải quan sẽ không có tài liệu để so sánh và xác nhận thông tin, do đó họ sẽ từ chối giao hàng. Ngoài ra, nếu thông tin được khai báo không trùng khớp với thông tin từ bên xuất hàng, điều này cũng sẽ gây gián đoạn trong quá trình thông quan hàng hóa.
Nên khai Manifest khi nào?
Thường thì quá trình khai báo manifest được tiến hành từ 1 đến 2 ngày trước khi tàu cập cảng. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, sẽ có một khoản phí manifest bổ sung áp dụng, bao gồm:
- Khi quá hạn khai báo manifest và muốn thay đổi thông tin.
- Khi tàu đã khởi hành và người vận chuyển phát hiện sai sót, muốn thay đổi thông tin trên vận đơn.
- Khi forwarder khai báo manifest không chính xác và không kịp thời để sửa trước khi tàu khởi hành.
Hiện nay, nhiều nước đã áp dụng hình thức khai báo manifest ngay sau khi tàu khởi hành trong vòng 12 giờ nhằm ngăn chặn hoạt động buôn lậu hàng hóa. Thời gian khai báo được rút ngắn nhờ sử dụng hệ thống E-Manifest (khai báo manifest trực tuyến).
Người thực hiện khai báo hải quan có thể lựa chọn hình thức khai báo phù hợp và thuận tiện nhất. Hiện nay, có hai hình thức khai báo manifest phổ biến:
- Khai báo trực tiếp: Người khai báo thực hiện việc khai báo trực tiếp trên Cổng Thông tin Điện tử của Tổng cục Hải quan qua địa chỉ e-manifest.customs.gov.vn.
- Tải mẫu khai báo manifest: Người khai báo tải các mẫu khai báo manifest trên trang web gov.vn do Tổng cục Hải quan cung cấp, sau đó tải lên trang web e-manifest.customs.gov.vn.
Quá trình khai báo manifest bằng cách nào cũng nhanh chóng, thuận tiện và giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian cho người khai báo. Đồng thời, việc chỉnh sửa thông tin cũng trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
Hướng dẫn cách khai Manifest đơn giản, dễ thực hiện
Để tránh sai sót hoặc thiếu thông tin dẫn đến việc phải chi phí sửa manifest, việc này cần được thực hiện một cách cẩn thận, tỉ mỉ và chính xác tuyệt đối. Sau khi đăng nhập thành công vào cổng thông tin của Tổng cục Hải quan, bạn cần chọn hình thức khai manifest phù hợp và sau đó khai báo cụ thể các thông tin như sau:
- Declaration list: Đây là mục chứa dữ liệu theo tiêu chuẩn của hệ thống. Bạn không được phép thay đổi, xóa hoặc chỉnh sửa bất kỳ nội dung nào trong mục này.
- House Bill of Lading: Đây là nơi các đơn vị giao nhận (Forwarder) khai báo thông tin vận đơn gom hàng và tiến hành các thủ tục cần thiết.
- Goods Declaration: Đây là nơi khai báo thông tin về hàng hoá.
- General Declaration: Đây là nơi khai báo thông tin về bản khai chung.
- Passenger List: Đây là nơi khai báo danh sách khách hàng.
- Empty Container: Đây là nơi khai báo danh sách các container còn trống.
- Crew List: Đây là nơi khai báo danh sách tất cả các thuyền viên.
- Dangerous goods manifest: Đây là nơi khai báo các mặt hàng nguy hiểm hoặc hàng cấm có trong danh mục hàng hoá.
Nếu như bạn muốn tìm hiểu thêm về chi phí các dịch vụ của Project Shipping thì có thể tham khảo bảng giá dịch vụ thủ tục hải quan trọn gói và khám phá nhiều ưu đãi hấp dẫn khác!
Những lưu ý quan trọng trong quá trình khai Manifest
Trong quá trình khai báo manifest, có những điểm cần lưu ý như sau:
- Đảm bảo thông tin khai báo trùng khớp với thông tin trên lệnh giao hàng mà bên gửi hàng đã khai báo. Chỉ khi thông tin giữa hai bên này đồng nhất, nhân viên hải quan mới sẽ giao hàng cho bạn. Nếu thông tin không trùng khớp, hàng hóa sẽ không được phép giao cho bạn.
- Thực hiện khai manifest đúng thời hạn để tránh việc khai quá trễ dẫn đến phải nộp phí phạt.
- Khi thực hiện khai báo manifest trực tuyến, việc đăng ký tài khoản và đăng nhập vào hệ thống là rất quan trọng. Mật khẩu bạn tạo phải có ít nhất 8 ký tự và bao gồm số. Sau khi đăng nhập thành công, bạn cần truy cập vào quản lý hồ sơ để thực hiện các chức năng khai báo và sửa đổi hồ sơ theo đúng nội dung mà chủ hàng đã khai báo.
- Không được thay đổi hoặc xóa bất kỳ thông tin nào trong file khai báo.
Xem thêm: LC là gì trong xuất nhập khẩu? Quy trình thanh toán LC chuẩn nhất hiện nay
Hy vọng rằng bài viết của Project Shipping đã giúp bạn có cái nhìn tổng quan về Manifest là gì trong xuất nhập khẩu? Chi tiết cách khai manifest. Hãy áp dụng những kiến thức này vào thực tiễn kinh doanh của bạn để tối ưu hóa quá trình vận chuyển và tăng cường hiệu quả hoạt động kinh doanh.
