Lịch tàu chạy đúng giờ, nhưng container của bạn đến bãi trễ vài tiếng là coi như lỡ chuyến. Với người mới làm xuất khẩu, cut off time là gì phải là câu hỏi đầu tiên có đáp án chắc chắn, vì lỗi này tốn kém mà chỉ cần một con số trên booking là tránh được.
Bài này giải thích cut off time là gì, closing time khác gì, 4 mốc cut off bạn phải theo dõi và cách tính lùi lịch để không bị rớt hàng. Thông tin do Project Shipping tổng hợp từ thực tế làm hàng xuất.
Cut off time là gì và closing time là gì?
Cut off time là thời hạn chót mà hãng tàu hoặc cảng còn nhận container hay chứng từ cho một chuyến tàu cụ thể. Qua mốc này, cảng đóng cổng nhận hàng và lô hàng của bạn không được xếp lên tàu dù container đã sẵn sàng.
Closing time là cách gọi khác của cùng khái niệm: thời điểm đóng nhận hàng hoặc chứng từ. Một số nơi còn gọi là cut off date hoặc deadline. Cut off date là ngày chốt, còn cut off time là giờ chốt trong ngày đó, nên khi đọc lịch tàu bạn cần nhìn đủ cả ngày lẫn giờ.
Hiểu cut off time là gì không chỉ để thuộc thuật ngữ. Mốc này quyết định hàng đi chuyến nào, ngày nào tới cảng đích, và liệu bạn có phải trả thêm phí hay không.
Ai liên quan đến cut off time?
Mỗi bên trong lô hàng xuất đều có phần việc phải kịp mốc này:
- Người xuất khẩu (shipper): chuẩn bị hàng, đóng cont, gửi hướng dẫn làm vận đơn và chứng từ đúng hạn.
- Forwarder hoặc đại lý: nhận booking, nhắc mốc, nộp chứng từ cho hãng tàu thay shipper.
- Hãng tàu: ra thông báo cut off cho từng chuyến, đóng danh sách xếp tàu theo mốc đó.
- Cảng hoặc ICD: mở và đóng cổng nhận container theo giờ của hãng tàu.
- Hải quan: container cần có kết quả thông quan trước khi được xếp lên tàu, nên khâu khai báo cũng phải tính vào lịch.
- Nhà xe: kéo container ra bãi đúng khung giờ, đây là khâu hay trễ nhất vì kẹt đường và chờ gate.
Nếu bạn cần dựng lịch ngược cho từng bên, tham khảo thêm bảng giá thủ tục hải quan trọn gói để biết khâu thông quan chiếm bao nhiêu thời gian và chi phí.
4 loại cut off time là gì: các mốc bạn phải theo dõi
Một chuyến tàu không chỉ có một mốc. Hãng tàu thường tách thành nhiều mốc cho từng loại chứng từ và việc hạ container:
| Mốc cut off | Bạn phải làm gì | Trễ thì sao |
|---|---|---|
| Cut off S/I (Shipping Instruction) | Gửi hướng dẫn làm vận đơn: tên người gửi, người nhận, mô tả hàng, số kiện, trọng lượng. | Không kịp ra vận đơn, hàng có thể bị giữ lại, hoặc phải sửa sau và chịu phí sửa B/L tùy hãng. |
| Cut off VGM | Khai khối lượng toàn bộ container đã cân. Quy định VGM của SOLAS áp dụng từ 01/07/2016, xem thêm VGM là gì. | Container không được xếp lên tàu khi chưa có VGM hợp lệ. |
| Cut off Doc (xác nhận B/L) | Kiểm tra bản nháp vận đơn và xác nhận lại với hãng tàu. | Quá mốc, hãng tàu dùng đúng nội dung S/I đã nhận để phát hành, sửa về sau thường mất phí. |
| Cut off C/Y (Container Yard) | Hạ container có hàng vào bãi hoặc cảng chỉ định. | Cổng đóng, container không lên tàu và hàng bị rớt sang chuyến sau. |
Ngoài 4 mốc trên, nhiều hãng còn có mốc riêng cho hàng đặc biệt như hàng lạnh, hàng nguy hiểm. Bạn nên đọc kỹ thông báo của từng hãng, chi tiết các loại vận đơn có trong bài Bill of lading là gì.
Cách tính lùi lịch khi đã biết cut off time là gì
Người làm nghề luôn hỏi lại cut off time là gì cho từng chuyến, vì mỗi hãng và mỗi cảng một khác. Cách an toàn nhất là bắt đầu từ mốc cut off C/Y rồi tính ngược. Một lịch tham khảo, bạn điều chỉnh theo hãng tàu và cảng của mình:
- Lấy mốc cut off chính xác từ booking confirmation hoặc thông báo lịch tàu, ghi cả ngày và giờ.
- Trừ thời gian kéo container từ kho ra cảng, cộng thêm đệm cho kẹt xe và xếp hàng chờ gate.
- Trừ thời gian thông quan: tờ khai phải có kết quả trước khi container được hạ hoặc xếp lên tàu.
- Trừ thời gian đóng hàng, niêm phong, cân VGM.
- Đặt mốc nộp S/I và VGM sớm hơn mốc hạ container, vì các mốc chứng từ thường đến trước.
Một nguyên tắc nghề: đừng canh sát giờ chót. Mốc ghi trên giấy là mốc cảng đóng cổng, còn hàng đến cổng lúc đó thường đã bị xe kẹt hàng dài chờ vào. Chừa ít nhất một nửa ngày làm việc đệm cho khâu vận chuyển nội địa.
Hậu quả khi trễ cut off time
Biết cut off time là gì chưa đủ, bạn cần biết trễ thì mất gì:
- Rớt hàng: container bị bỏ lại, chờ chuyến kế tiếp. Đây là tình huống khác với hàng bị roll do hãng tàu, nhưng cùng kết quả là hàng đến muộn.
- Phí phát sinh: có thể gồm phí nhận hàng muộn, phí đổi booking, phí lưu container, lưu bãi. Mức phí tùy hãng tàu và cảng.
- Rủi ro hợp đồng: giao muộn so với L/C hoặc hợp đồng mua bán, đặc biệt khi L/C có hạn chót xuất trình chứng từ.
- Chi phí gián tiếp: chờ thêm một chuyến, hàng nằm bãi lâu hơn. Hiểu thêm về demurrage và detention để ước lượng phần này.
Nhiều hãng cho phép nhận muộn trong một số trường hợp, nhưng phải xin trước và thường có phụ phí. Đừng xem đây là phương án chính, chỉ là đường lui khi đã sát giờ.
Cut off time là gì ở chiều xuất khẩu so với nhập khẩu
Cut off time chủ yếu dùng cho chiều xuất, nơi shipper phải kịp giao hàng và chứng từ cho tàu. Với chiều nhập, bạn thường gặp khái niệm khác như hạn lấy hàng, hạn miễn lưu bãi và hạn trả vỏ container, nên đừng nhầm lẫn khi đọc thông báo hàng đến. Khi cần xem vận đơn trả hàng ở cảng đích, bạn có thể đọc thêm Switch Bill of Lading là gì.
Ngoài ra, khái niệm vận đơn đường biển có tiêu chuẩn quốc tế nhất quán, bạn có thể tham khảo thêm mô tả tổng quan về bill of lading để hiểu vì sao hãng tàu cần chốt thông tin sớm trước khi phát hành vận đơn.
Câu hỏi thường gặp về cut off time là gì
Cut off time là thời hạn chót hãng tàu hoặc cảng nhận container hay chứng từ của một chuyến tàu. Quá mốc này, lô hàng không còn được xếp lên chuyến đó và phải chờ chuyến sau.
Trong thực tế hai từ này gần như dùng thay nhau. Closing time là cách gọi thời điểm đóng nhận hàng hoặc chứng từ, còn cut off time là tên phổ biến hơn. Cách gọi nào cũng cần đọc đúng mốc ghi trên booking.
Cut off date là ngày chốt, cut off time là giờ chốt trong ngày đó. Hãng tàu thường ghi cả hai thành một mốc, ví dụ ngày và giờ cụ thể trên thông báo lịch tàu.
Tùy hãng tàu, tuyến và cảng. Mốc hạ container (CY cut off) thường nằm trước giờ tàu chạy từ một đến vài ngày, còn mốc chứng từ như SI hay VGM có thể sớm hơn. Luôn lấy mốc chính xác từ booking confirmation.
Liên hệ ngay hãng tàu hoặc forwarder để hỏi khả năng nhận muộn. Nếu được nhận thường phát sinh phí, nếu không thì hàng rớt sang chuyến kế tiếp và có thể phát sinh phí lưu container, đổi booking.
Cần hỗ trợ trực tiếp? Gọi 0909 411 668 hoặc chat Zalo để được tư vấn ngay.
