Hóa đơn thương mại chính là loại giấy chứng từ quan trọng có trong lĩnh vực thương mại quốc tế. Loại chứng từ này sở hữu nhiều chức năng quan trọng đối với các doanh nghiệp kinh doanh. Vậy cách soạn hóa đơn thương mại (Commercial invoice) hiện nay như thế nào? Tham khảo ngay bài viết dưới đây của chúng tôi để có câu trả lời chính xác nhất bạn nhé!
DOWNLOAD COMMERCIAL INVOICE TẠI ĐÂY
Một số chức năng quan trọng của hóa đơn thương mại
Trước khi đi vào tìm hiểu cách soạn hóa đơn thương mại (Commercial invoice). Hãy cùng với chúng tôi khám phá một số chức năng quan trọng của loại chứng từ này trước bạn nhé!
- Thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa.
- Chứng từ bổ sung cụ thể vào bộ hồ sơ ngân hàng.
- Thực hiện đăng ký và kiểm tra chất lượng nhà nước, làm một số thủ tục cần thiết cho quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa như: CQ, CO, kiểm dịch, công bố,…
- Thực hiện gửi đi cho các đối tác nước ngoài.
Nội dung cần có trong tờ hóa đơn thương mại
Một tờ hóa đơn thương mại được đánh giá đúng chuẩn sẽ gồm có các phần cơ bản dưới đây:
- Tên hóa đơn.
- Commercial invoice hoặc invoice.
- Ghi số hóa đơn dựa theo thông lệ lưu chứng từ từ doanh nghiệp: No. 123/EX/[tên khách hàng] Dẫn chiếu số của hợp đồng hoặc số của L/C: Under Contract No. XYZ or Under L/C No.
- Ngày lập hóa đơn: Phải được điền trước hoặc bằng ngày ký BL, riêng trường hợp thanh toán trả trước, ngày hóa đơn có thể điền trước ngày giao hàng hóa.
Thời điểm chính xác để lập hóa đơn thương mại chính là lúc làm hàng và đóng hàng xong. Lúc này người soạn thảo hóa đơn sẽ nắm chính xác số lượng hàng hóa. Tuy nhiên, riêng các đơn hàng đi đều đặn và lặp lại về số lượng, giá cả và nội dung.
Bộ phận nhân viên nghiệp vụ có thể thực hiện lập sẵn hóa đơn trước khi tiến hành đóng hàng hóa. Đối với trường hợp người mua hàng hóa thanh toán sớm, doanh nghiệp phải có hóa đơn sớm để họ thực hiện việc chuyển tiền.
Cách soạn hóa đơn thương mại (Commercial invoice)
Thực tế, không có một form mẫu nào được cụ thể hóa cho hóa đơn thương mại, thế nhưng, để có được tờ hóa đơn thương mại đúng chuẩn, doanh nghiệp cần phải đáp ứng đầy đủ một số thông tin cụ thể sau:
Về thông tin seller
Thông tin người bán có thể là nhà xuất khẩu sẽ gồm một số thông tin quan trọng dưới đây:
- Tên người bán, có thể là cá nhân hoặc tổ chức.
- Địa chỉ người bán.
- Thông tin liên hệ nếu có.
Về thông tin buyer
Thông tin buyer chính là người mua, có thể là đơn vị nhập khẩu sẽ gồm một số thông tin quan trọng sau:
- Tên người mua hàng, có thể là các cá nhân/tổ chức.
- Địa chỉ người mua gồm có địa chỉ trên đăng ký kinh doanh. Bởi lẽ nó ảnh hưởng tới khâu làm thủ tục nhập khẩu, chuyển tiền quốc tế và làm một số chứng từ liên quan.
- Thông tin liên hệ nếu có.
Đó là toàn bộ thông tin cơ bản về người bán và người mua cần thể hiện lên bản hợp đồng hóa đơn thương mại. Thực tế, bất cứ mẫu hóa đơn nào cũng chứa đựng 2 thông tin quan trọng này. Ngoài ra, mục seller lẫn buyer còn có thể thêm thông tin người phụ trách.
Về số và ngày phát hành hóa đơn thương mại
- Số hóa đơn: Số hóa đơn nên dễ đọc, ngắn gọn, dễ nhớ.Thường người ta chọn số hóa đơn trùng với số hợp đồng và số packing list.
- Ngày phát hành hóa đơn: Trùng với ngày phát hành packing list để hạn chế tối đa việc nhầm lẫn về thời gian trên chứng từ.
Về thông tin hàng hóa
Thông tin hàng hóa có trong cách soạn hóa đơn thương mại (Commercial invoice) gồm có:
- Tên hàng hóa bằng tiếng Anh.
- Đơn giá lẫn đơn vị tính giá cần có sự thống nhất về loại tiền ở trên hóa đơn. Nếu đơn giá là USD/PCE, đơn vị tính sẽ là PCE, nếu đơn giá là USD/KGS đơn vị tính sẽ là KGS.
- Tổng tiền: Bao gồm tích giữa đơn giá nhân với đơn vị tính.
Một số thông tin khác
- Tổng cộng tiền bằng số và tổng cộng tiền bằng chữ.
- Điều kiện cụ thể về mua bán quốc tế – Incoterms.
- Ký tên và tiến hành đóng dấu.
- Shipping cost.
Một số lời khuyên trong cách soạn hóa đơn thương mại (Commercial invoice)
- Tiến hành tìm hiểu kỹ các luật lệ đặc thù mang yếu tố về vùng miền khi giao dịch.
- Xem xét thật kỹ quy định phương thức chọn thanh toán
- Tiến hành kiểm tra các số liệu về 4 nhóm thông tin đã liệt kê ở trên.
- Doanh nghiệp cần chú ý kỹ các dấu chấm phẩy và dấu chấm.
- Nếu mặt hàng thuộc nông lâm thủy hải sản, doanh nghiệp cần phải rà soát lại hóa đơn.
Vừa rồi chúng tôi đã hướng dẫn xong cách soạn hóa đơn thương mại (Commercial invoice). Nếu còn điều gì chưa rõ về các nội dung chia sẻ trên, đừng ngần ngại liên hệ ngay cho PROJECT SHIPPING theo địa chỉ sau đẻ được hỗ trợ kịp thời. Tiếp tục theo dõi và ủng hộ các bài viết về vận chuyển hàng hóa của chúng tôi trong thời gian tới bạn nhé!
