S&OP là gì?

S&OP là gì ?Trước khi bắt đầu hoạt động, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần thực hiện S&OP cùng với các phân tích kinh doanh quan trọng khác. Vậy S&OP là gì? Và nó có ảnh hưởng ra sao đến doanh thu cũng như sự thành công của doanh nghiệp? Bài viết dưới đây từ Project Shipping sẽ khám phá sâu về S&OP, vai trò của nó, và hướng dẫn chi tiết từng bước để hoạch định chiến lược hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn.

S&OP là gì?

S&OP (Sales and operations planning) là quá trình lập kế hoạch nhằm phối hợp giữa sản xuất và bán hàng, được xem là một phần quan trọng trong quản lý kinh doanh. Đây là một yếu tố thiết yếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, đặc biệt sau đại dịch COVID.

Quá trình này đóng vai trò then chốt trong việc quản lý các chức năng của doanh nghiệp, đảm bảo sự hợp tác hiệu quả giữa các bộ phận để quản lý chuỗi cung ứng một cách tối ưu.

Khi nhắc đến S&OP, chúng ta đang nói về việc tối ưu hóa doanh thu thông qua việc lập kế hoạch trước, đảm bảo rằng các đơn hàng được giao đến tay khách hàng đúng hẹn như đã cam kết.

Tầm quan trọng của S&OP đối với doanh nghiệp

• Tăng cường liên kết giữa các phòng ban trong doanh nghiệp Lợi ích nổi bật nhất của S&OP là gì? Đó chính là khả năng nâng cao sự liên kết giữa các phòng ban, giúp doanh nghiệp vận hành như một cỗ máy thống nhất. Khi thực hiện S&OP, các bộ phận trong công ty sẽ phối hợp chặt chẽ trong quy trình sản xuất, loại bỏ tình trạng mỗi nơi làm việc theo cách riêng, gây ảnh hưởng đến toàn bộ chuỗi sản xuất. Việc này cũng giúp giảm thiểu sự chênh lệch về chất lượng giữa các khâu, đảm bảo sản phẩm cuối cùng đạt tiêu chuẩn. Nhờ S&OP, các tiêu chuẩn về chất lượng và thời gian được thiết lập, giúp các phòng ban đồng bộ hóa công việc ngay cả khi nhiệm vụ của họ khác nhau.
• Giảm thiểu hàng tồn kho Một trong những câu trả lời cho câu hỏi S&OP là gì? chính là khả năng dự báo chính xác nhu cầu thị trường và năng lực cung ứng của doanh nghiệp, giúp bạn cắt giảm hiệu quả lượng tồn kho. Điều này giúp giảm đáng kể chi phí lưu kho, sân bãi, và bảo quản, từ đó gia tăng lợi nhuận. Giảm tồn kho đồng nghĩa với việc bạn không phải lo lắng về chi phí lưu trữ hay rủi ro mất mát, hư hỏng nguyên liệu.
• Giảm chi phí sản phẩm Chi phí sản xuất và tồn kho góp phần đáng kể vào giá thành sản phẩm. Nếu bạn hiểu rõ S&OP là gì?, bạn sẽ thấy việc cắt giảm chi phí tồn kho giúp giảm giá bán sản phẩm, khiến chúng trở nên hấp dẫn hơn đối với khách hàng. Đồng thời, việc giảm tồn kho còn giúp hạn chế nguy cơ nguyên liệu hư hỏng, đặc biệt với các loại nguyên liệu dễ hỏng. Điều này giúp bạn giảm thiểu chi phí bảo quản phức tạp và đắt đỏ, tránh việc giá thành sản phẩm tăng cao.
• Đảm bảo tiến độ sản xuất và nâng cao trải nghiệm khách hàng S&OP là gì? Đó là quá trình giúp dự đoán và tính toán chính xác nhu cầu và nguồn cung nguyên liệu cho từng giai đoạn sản xuất, đảm bảo sản phẩm được hoàn thành đúng tiến độ và chất lượng. Nhờ S&OP, chuỗi cung ứng được duy trì liên tục, giúp sản phẩm ra thị trường đúng thời điểm, tránh tình trạng khan hiếm và giữ vững doanh thu ổn định. Đồng thời, việc đáp ứng nhanh chóng nhu cầu thị trường cũng cải thiện trải nghiệm khách hàng, làm tăng sự hài lòng và trung thành của họ với thương hiệu.
• Duy trì năng suất làm việc ổn định Một điểm nhấn khác khi hiểu rõ S&OP là gì? chính là khả năng duy trì năng suất làm việc đồng đều giữa các phòng ban. Với S&OP, mọi khía cạnh từ chất lượng, khối lượng đến thời gian đều được lên kế hoạch chi tiết, giúp tránh tình trạng quá tải hay thiếu việc. Điều này không chỉ đảm bảo quy trình sản xuất diễn ra suôn sẻ mà còn tạo ra môi trường làm việc lành mạnh, giúp nhân viên cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân.
• Ra quyết định nhanh chóng, chính xác và linh hoạt Cuối cùng, S&OP là gì? Đó là công cụ giúp người quản lý đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn. Khi hiểu rõ S&OP là gì?, bạn sẽ thấy rằng quá trình này làm rõ mọi thông tin, kế hoạch liên quan đến chuỗi cung ứng và sản xuất, giúp bạn nắm bắt chính xác các bước cần thiết. Khi gặp tình huống bất ngờ, bạn có thể linh hoạt điều chỉnh kế hoạch để đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn, giữ vững doanh thu cho doanh nghiệp.

5 bước thực hiện S&OP hiệu quả

1. Dự báo nhu cầu thị trường Bước đầu tiên và thiết yếu trong S&OP là gì? Chính là dự báo nhu cầu thị trường trong tương lai. Việc này cho phép doanh nghiệp hiểu rõ khả năng tiêu thụ của người tiêu dùng, từ đó điều chỉnh cung ứng sao cho hợp lý, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa dẫn đến tồn kho và sụt giảm doanh thu. Để đạt được những dự báo chính xác, doanh nghiệp cần tiến hành nghiên cứu thị trường kỹ lưỡng. Các công cụ phân tích như Google Analytics, Ahrefs, SEMRush, cùng với các phương pháp khảo sát ý kiến, phỏng vấn người tiêu dùng, và theo dõi hành vi tiêu dùng đều đóng vai trò quan trọng. Đặc biệt, nghiên cứu sâu về customer insights cũng giúp bạn hiểu rõ động cơ đằng sau quyết định mua sắm của người tiêu dùng, từ đó điều chỉnh chiến lược tiếp cận một cách hiệu quả. Dự báo nhu cầu không chỉ dừng lại ở việc phân tích dữ liệu hiện tại mà còn phải xem xét các yếu tố môi trường tác động như thời tiết, hay các sự kiện lớn như Tết, Giáng sinh, có thể ảnh hưởng đến kế hoạch cung ứng của doanh nghiệp.
2. Xác định nhu cầu cụ thể Sau khi đã thu thập được dữ liệu dự báo, bước tiếp theo trong S&OP là gì? Đó chính là xác định nhu cầu cụ thể của thị trường. Doanh nghiệp cần đánh giá sẽ phục vụ bao nhiêu phần trăm của thị trường và nhu cầu cụ thể của nhóm khách hàng mục tiêu trong từng khoảng thời gian, từ ngắn hạn (3-6 tháng) đến dài hạn (1 năm hoặc hơn). Việc hoạch định này cần phải cân nhắc kỹ lưỡng về khả năng cung ứng của doanh nghiệp. Nếu công suất hiện tại không đủ đáp ứng, doanh nghiệp cần xem xét các giải pháp như tăng cường sản xuất, thuê ngoài, hoặc hợp tác với các đối tác sản xuất khác.
3. Pre-S&OP: Chuẩn bị trước khi lập kế hoạch Trước khi tiến hành lập kế hoạch chi tiết, doanh nghiệp cần thực hiện giai đoạn Pre-S&OP để đánh giá các rào cản và hạn chế hiện tại. Bước này trong S&OP là gì? Chính là việc rà soát nguồn lực, nguyên vật liệu, và các điều kiện cần thiết, đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ khả năng đạt được các mục tiêu đã đề ra. Đây là giai đoạn quan trọng để lắng nghe phản hồi từ các phòng ban, từ đó hiểu rõ tình hình và chuẩn bị tốt cho bước tiếp theo.
4. Lập kế hoạch cung ứng Sau khi hoàn tất các bước chuẩn bị, doanh nghiệp sẽ bắt đầu lập kế hoạch cung ứng cụ thể. Kế hoạch này bao gồm các yếu tố từ phân phối, sản xuất, vật tư đến bảo trì sửa chữa. Cần vạch ra chi tiết các yêu cầu cho từng bước và xác định đối tác phù hợp để thực hiện từng phần của chuỗi cung ứng.
5. Tổ chức và điều hành S&OP Khi đã có kế hoạch, bước tiếp theo trong S&OP chính là tổ chức cuộc họp S&OP với sự tham gia của các thành viên ban điều hành, quản lý bộ phận, và các leader. Trong cuộc họp này, các thành viên sẽ thảo luận và đi đến thống nhất về kế hoạch vận hành cho toàn doanh nghiệp. Mọi kịch bản có thể xảy ra dựa trên dự báo nhu cầu và khả năng cung ứng đều cần được xem xét kỹ lưỡng. Kế hoạch S&OP phải phù hợp và được tất cả các bộ phận thống nhất, cam kết thực hiện một cách có trách nhiệm và đồng bộ.
6. Thực hiện và đánh giá kế hoạch Bước cuối cùng trong quy trình S&OP là gì? Chính là thực hiện kế hoạch đã được thông qua và đánh giá kết quả. Doanh nghiệp cần liên tục theo dõi và đánh giá hiệu quả của kế hoạch, sử dụng các chỉ số như tỷ lệ dự báo chính xác, tỷ lệ giao hàng đúng và đủ, tỷ lệ đơn hàng tồn đọng, và nhiều yếu tố khác để xác định liệu kế hoạch có đang đi đúng hướng hay không. Từ kết quả đánh giá này, doanh nghiệp có thể điều chỉnh kịp thời để tối ưu hóa quy trình.

Qua bài viết này, Project Shipping hy vọng rằng bạn đã hiểu rõ S&OP là gì và các bước để thực hiện nó một cách hiệu quả. Áp dụng đúng cách, S&OP sẽ giúp doanh nghiệp bạn phát triển bền vững và cải thiện doanh thu đáng kể theo thời gian.

Xem thêm: Last mile là gì? Tìm hiểu quy trình giao hàng last mile