Khi thảo luận về các tài liệu trong quá trình xuất nhập khẩu, không thể bỏ qua “Proforma Invoice” – một phần quan trọng của quá trình giao dịch thương mại quốc tế. Vậy, Proforma là gì? Hãy cùng Project Shipping tìm hiểu về định nghĩa và những điều cần lưu ý khi sử dụng hóa đơn chiếu bạ Proforma trong các giao dịch xuất nhập khẩu.
Cập nhật 2026: Nhiều bạn mới làm xuất nhập khẩu hay nhầm Proforma Invoice là chứng từ thanh toán chính thức. Thực tế các ngân hàng vẫn chỉ chấp nhận Commercial Invoice khi tất toán L/C hoặc bộ chứng từ nhờ thu, còn Proforma là gì thì bản chất vẫn chỉ là bản chào giá tạm để hai bên chốt điều khoản trước khi ký hợp đồng chính thức. Vì vậy, khi khách yêu cầu Proforma Invoice để mở L/C hoặc xin giấy phép nhập khẩu, doanh nghiệp cần đối chiếu kỹ số liệu trên PI khớp với hợp đồng để tránh phải sửa hóa đơn thương mại sau này.
Proforma là gì?
Proforma Invoice, hay còn được viết tắt là PI, là một loại hóa đơn tạm thời, có nghĩa là hóa đơn chiếu bạ hay hóa đơn chiếu lệ. Hóa đơn này thực chất là phiên bản nháp của một số hóa đơn thương mại chính thức cho các lô hàng. Khi xem qua Proforma Invoice, ta có thể biết được các thông tin cơ bản về hàng hóa, như mẫu mã, số lượng, tổng giá trị hoặc đơn giá sản phẩm.
Proforma Invoice là một bản nháp của hóa đơn chính thức, do đó, mặc dù có chứa các thông tin tương tự như hóa đơn chính thức, nhưng nó không có giá trị thanh toán hoặc nhận tiền. Hóa đơn này thường được sử dụng để người bán cam kết về hàng hóa và thông tin mua hàng cho người mua, bao gồm cả mức giá.
Khi có Proforma Invoice, hai bên mua và bán sẽ tiếp tục đàm phán, trao đổi và thống nhất các điều khoản trong hợp đồng. Cả hai bên có thể điều chỉnh và xem xét thêm các thông tin trong Proforma Invoice cho đến khi đạt được thoả thuận phù hợp cho cả hai bên.
Đã hiểu Proforma là gì, nội dung hóa đơn chiếu bạ Proforma gồm những gì?
Trong hóa đơn chiếu bạ, cần bao gồm các thông tin cơ bản sau đây:
- Thông tin cơ bản về người mua (nhập khẩu) và người bán (xuất khẩu).
- Số và ngày PI (Proforma Invoice).
- Thông tin thanh toán theo đề nghị của người bán, bao gồm thông tin tài khoản giao dịch ngân hàng (Payment).
- Thông tin về lô hàng bao gồm mẫu mã, số lượng và các thông tin cơ bản khác.
- Tên cảng bốc hàng (Port of Loading).
- Tên cảng đến (Port of Destination).
- ETA (Estimated Time of Arrival): Thời gian dự kiến hàng đến nơi.
Proforma là gì? Những điều cần lưu ý về hóa đơn chiếu bạ Proforma
Proforma Invoice được phát hành khi nào?
Nắm được Proforma là gì rồi, phần tiếp theo cần biết là PI phát hành vào thời điểm nào trong giao dịch. Thời điểm và điều kiện để phát hành Proforma Invoice (PI) không được quy định cụ thể, vì hóa đơn này không bắt buộc phải được phát hành bởi bên bán. Tuy nhiên, việc phát hành PI sẽ giúp thúc đẩy quá trình giao dịch nhanh chóng và thuận lợi.
PI có thể được phát hành trong các trường hợp sau:
- Người bán phát hành PI cho bên mua về các chứng từ của lô hàng trong thời điểm hàng hóa chưa được giao.
- Người bán cần có các chứng từ xác nhận giá trị của lô hàng để tiến hành thủ tục hải quan xuất nhập khẩu theo quy định của các quốc gia liên quan.
- Khi chưa có đầy đủ thông tin cần thiết hoặc chưa đủ điều kiện và thời điểm để phát hành hóa đơn thương mại. Trong trường hợp này, khi cần, PI sẽ được sử dụng để hai bên thảo luận và đạt được thỏa thuận cuối cùng trước khi tiến hành phát hành hóa đơn thương mại.
Qua đó, PI sẽ đóng vai trò là công cụ hỗ trợ trong quá trình đàm phán và thỏa thuận giao dịch, giúp đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả trong quá trình mua bán.
Những điều cần lưu ý về hóa đơn chiếu bạ
Vì bản chất Proforma là gì cũng chỉ là bản nháp có thể điều chỉnh, hóa đơn chiếu bạ có thể được sửa đổi trong các trường hợp sau:
- Bên mua muốn đàm phán giảm giá nếu cho rằng mức giá đề xuất của bên bán quá cao.
- Bên mua muốn thay đổi thời gian nhận hàng để nhận hàng nhanh hơn.
- Nhà nhập khẩu muốn thay đổi thông tin về lô hàng, bao gồm mẫu mã, số lượng hoặc các yêu cầu khác liên quan đến lô hàng.
- Nếu bên mua không hài lòng với phương thức vận chuyển hiện tại và muốn thay đổi phương thức vận chuyển.
Nếu như bạn muốn tìm hiểu thêm về chi phí các dịch vụ của Project Shipping thì có thể tham khảo bảng giá dịch vụ thủ tục hải quan trọn gói và khám phá nhiều ưu đãi hấp dẫn khác!
Phân biệt Proforma Invoice và Commercial Invoice
Khi đã rõ Proforma là gì, bước tiếp theo là phân biệt nó với hóa đơn thương mại chính thức. Để phân biệt giữa hai loại hóa đơn thương mại và hóa đơn chiếu lệ, cần hiểu rõ các đặc điểm và mục đích sử dụng của từng loại hóa đơn. Dưới đây là những điểm khác nhau giữa hai loại hóa đơn này:
- Nội dung: Cả hóa đơn thương mại và hóa đơn chiếu lệ đều chứa thông tin về hàng hóa như màu sắc, chất liệu, số lượng và giá của các sản phẩm xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, hóa đơn chiếu lệ có thể điều chỉnh và sửa đổi nội dung và các điều khoản cho đến khi hai bên ký kết. Nếu một hóa đơn chiếu lệ đã được sửa đổi, có thể đưa ra các đánh dấu để phân biệt các lần thay đổi. Trong khi đó, hóa đơn thương mại sau khi được phát hành không thể thay đổi.
- Thời điểm phát hành: Hóa đơn chiếu lệ được phát hành khi lô hàng chưa được vận chuyển và chưa tiến đến bước ký hợp đồng chính thức. Hóa đơn thương mại sẽ được phát hành sau khi lô hàng đã được gửi đi hoặc đóng vào container.
- Tính pháp lý: Hóa đơn thương mại có hiệu lực cao hơn hóa đơn chiếu lệ vì nó có thể được sử dụng trong quá trình thông quan hàng hóa. Trong khi đó, hóa đơn chiếu lệ chỉ được sử dụng để cung cấp thông tin về lô hàng và không thể sử dụng để thanh toán hoặc chuyển tiền.
- Chấp nhận và thay thế: Thường thì hóa đơn chiếu lệ sẽ không được chấp nhận để thay thế cho hóa đơn thương mại.
- Giá cả: Số tiền và đơn giá trên hóa đơn chiếu lệ chỉ mang tính chất tham khảo và có thể thương lượng và sửa đổi giữa hai bên để đưa ra mức giá hợp lý nhất. Trong khi đó, giá trên hóa đơn thương mại được coi là giá cuối cùng, giá chốt.
- Tính cám kết của giao dịch: Hóa đơn thương mại có giá trị quan trọng trong việc xác nhận giao dịch mua bán xuất nhập khẩu. Trong khi đó, hóa đơn chiếu lệ được coi là phiên bản thảo giữa người bán và người mua, thường được sử dụng để chào giá và kê khai hàng hóa nhập khẩu cho các hoạt động triển lãm, trưng bày.
- Tính hạch toán kế toán: Hóa đơn thương mại có chức năng hạch toán kế toán, trong khi hóa đơn chiếu lệ không có chức năng này.
Câu hỏi thường gặp về Proforma
Proforma là gì trong xuất nhập khẩu?
Proforma là gì, hiểu đơn giản là Proforma Invoice (PI), một bản hóa đơn tạm hay hóa đơn chiếu lệ do người bán phát hành để báo trước thông tin hàng hóa, giá và điều kiện giao dịch, không có giá trị thanh toán như hóa đơn thương mại chính thức.
Pro forma và proforma có giống nhau không?
Có, “pro forma” (viết rời) và “proforma” (viết liền) đều chỉ cùng một loại chứng từ: hóa đơn chiếu bạ/chiếu lệ phát hành trước khi có hóa đơn thương mại chính thức.
Proforma ETD là gì?
ETD (Estimated Time of Departure) là một mục thường xuất hiện trên Proforma Invoice, ghi ngày dự kiến hàng khởi hành, giúp người mua ước tính thời gian nhận hàng khi đàm phán theo PI.
Profoma là gì, có khác proforma không?
“Profoma” chỉ là cách viết sai chính tả phổ biến của “proforma”, vẫn dùng để chỉ Proforma Invoice, không phải một loại chứng từ khác.
Bill proforma là gì?
“Bill proforma” là cách gọi khác của Proforma Invoice khi dùng làm căn cứ tạm tính giá trị lô hàng, khác với vận đơn (Bill of Lading) vốn là chứng từ vận chuyển, không phải hóa đơn.
Xem thêm: Manifest là gì trong xuất nhập khẩu? Chi tiết cách khai manifest
Hy vọng rằng bài viết của Project Shipping đã giúp bạn có cái nhìn tổng quan về Proforma là gì? Những điều cần lưu ý về hóa đơn chiếu bạ Proforma. Hãy áp dụng những kiến thức này vào thực tiễn kinh doanh của bạn để tối ưu hóa quá trình vận chuyển và tăng cường hiệu quả hoạt động kinh doanh.
