Trong hoạt động logistics và vận tải hàng hóa, phiếu EIR (Equipment Interchange Receipt) đóng vai trò quan trọng trong quản lý và giao nhận các container và thiết bị vận chuyển. Tuy nhiên, để hiểu rõ hơn về phiếu EIR và chức năng của nó, hãy cùng Project Shipping xem xét sâu hơn về định nghĩa cũng như vai trò của phiếu này trong quy trình vận tải và logistics.
Phiếu EIR là gì?
- Phiếu EIR (Equipment Interchange Receipt): Là một loại biên bản cập nhật tình trạng của container được tạo ra khi có sự giao nhận container giữa các bên tham gia trong chuỗi vận chuyển, như người vận chuyển, người thuê vận chuyển, cảng biển, nhà xe, kho bãi.
- Tính quan trọng của Phiếu EIR: Đây là loại giấy tờ rất quan trọng để hàng hoá có thể được vận chuyển, xuất nhập khẩu. Nếu Container gặp hư hại, chủ container sẽ dựa vào EIR để quy kết người chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại.
- Nội dung của Phiếu EIR: Ghi nhận các thông tin về tình trạng của container khi được giao nhận, bao gồm:
- Số hiệu container
- Kích thước và loại container
- Tình trạng container (sạch, bẩn, móp méo, rách nát…)
- Các phụ kiện đi kèm (niêm phong, kẹp chì, ổ khóa, dây đai…)
- Ngày giờ giao nhận
- Tên và chữ ký của người giao nhận
- Hình thức lập Phiếu EIR: Phiếu EIR có thể được lập ra bằng giấy hoặc điện tử.
- Phân phối Phiếu EIR: Phiếu EIR giấy thường được in hai bản, một bản cho người giao và một bản cho người nhận. Phiếu EIR điện tử thường được gửi qua email hoặc ứng dụng di động.
Chức năng của phiếu EIR
- Là bằng chứng cho việc giao nhận container giữa các bên: Phiếu EIR là văn bản chứng minh việc giao nhận container giữa các bên tham gia trong chuỗi vận chuyển.
- Là cơ sở để kiểm tra và đánh giá tình trạng của container: Thông qua các thông tin ghi nhận trong Phiếu EIR, người nhận có thể kiểm tra và đánh giá tình trạng của container.
- Là cơ sở để xử lý các tranh chấp và khiếu nại liên quan đến container: Khi có tranh chấp hoặc khiếu nại về tình trạng của container, Phiếu EIR là cơ sở để giải quyết vấn đề.
- Là cơ sở để tính toán chi phí vận chuyển và bồi thường thiệt hại (nếu có): Thông qua Phiếu EIR, các bên có thể tính toán chi phí vận chuyển và xác định trách nhiệm bồi thường thiệt hại (nếu có).
Ví dụ: Khi người thuê vận chuyển nhận được container từ cảng biển, họ phải kiểm tra kỹ tình trạng của container theo Phiếu EIR. Nếu phát hiện container bị hư hỏng hoặc không đúng với Phiếu EIR, họ phải yêu cầu cảng biển hoặc người vận chuyển sửa chữa hoặc thay thế container. Nếu không, họ có thể phải chịu trách nhiệm về thiệt hại khi trả lại container.
Ngoài ra, Phiếu EIR còn có tác dụng trong các trường hợp cụ thể:
- Trong trường hợp hàng nhập khẩu: Chủ hàng phải thanh toán tiền nâng container lên xe chủ hàng, và Phiếu EIR được cung cấp để xác nhận việc thanh toán này.
- Trong trường hợp hàng xuất khẩu: Chủ hàng phải thanh toán tiền nâng container từ xe xuống bãi, và Phiếu EIR cũng được cung cấp để xác nhận thanh toán.
Mẫu phiếu EIR
Mỗi công ty vận tải có thể có mẫu phiếu EIR riêng, tuy nhiên, thông thường, mẫu phiếu EIR sẽ bao gồm các thông tin sau:
- Tên công ty vận tải
- Số phiếu EIR
- Số hiệu container
- Kích thước và loại container
- Tình trạng container (sạch, bẩn, móp méo, rách nát…)
- Các phụ kiện đi kèm (niêm phong, ổ khóa, dây đai…)
- Ngày giờ giao nhận
- Tên và chữ ký của người giao nhận
Bạn có thể tham khảo những nội dung liên quan khác về kiến thức chuyên ngành tại Project Shipping để nắm được thêm những thông tin bổ ích khác.
Hướng dẫn khai phiếu Equipment Interchange Receipt (EIR)
Để hoàn thành việc khai phiếu EIR một cách chính xác và hiệu quả, bạn cần tuân thủ các bước sau:
- Kiểm tra tình trạng của container: Đầu tiên, hãy kiểm tra tình trạng của container khi giao nhận, bao gồm số hiệu, kích thước, loại, và các yếu tố khác như tình trạng sạch bẩn, móp méo, rách nát, niêm phong, kẹp chì, ổ khoá, dây đai.
- Ghi nhận thông tin vào phiếu EIR: Tiếp theo, ghi nhận các thông tin về tình trạng của container vào phiếu EIR, có thể là bằng giấy hoặc điện tử. Nếu container có hư hỏng hoặc không đúng với phiếu EIR trước đó, hãy ghi rõ vị trí và mức độ của hư hỏng.
- Ký tên và ghi rõ ngày giờ giao nhận: Sau khi ghi nhận thông tin, ký tên và ghi rõ ngày giờ giao nhận vào phiếu EIR. Nếu là phiếu EIR giấy, hãy in hai bản và giao cho người nhận. Trong trường hợp phiếu EIR điện tử, hãy gửi qua email hoặc ứng dụng di động cho người nhận.
- Lưu trữ phiếu EIR: Cuối cùng, đảm bảo lưu trữ phiếu EIR để sử dụng làm cơ sở cho việc kiểm tra, đánh giá, xử lý tranh chấp và khiếu nại liên quan đến container.
Phiếu EIR đóng vai trò quan trọng trong hoạt động vận chuyển container, bảo vệ quyền lợi của các bên và đảm bảo an toàn và chất lượng của container và hàng hóa. Để thực hiện việc khai phiếu EIR một cách chính xác và hiệu quả, bạn cần tuân thủ các bước trên và kiểm tra kỹ lưỡng tình trạng của container trước khi ghi nhận vào phiếu EIR.
Xem thêm: Chứng chỉ CE là gì? Ý nghĩa chứng chỉ CE trong lĩnh vực xuất nhập khẩu
Hy vọng bài viết về phiếu EIR này của Project Shipping sẽ mang đến cho bạn được những thông tin hữu ích, hỗ trợ bạn trong quá trình hoạt động trong ngành vận chuyển này.
