Danh sách đóng gói là chứng từ giữ vai trò cực kỳ quan trọng trong bộ hồ sơ xuất nhập khẩu buộc doanh nghiệp xuất khẩu phải soạn sau khi đã đóng hàng xong. Vậy packing list là gì? Cách soạn danh sách đóng gói (Packing List) như thế nào? Tham khảo bài viết dưới đây của chúng tôi để có câu trả lời chuẩn xác nhất bạn nhé!
DOWNLOAD MẪU PACKING LIST TẠI ĐÂY
Packing List là gì?
Packing List chính là phiếu đóng gói hàng hóa quan trọng ở trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Tương tự với hóa đơn thương mại, doanh nghiệp có thể soạn thảo phiếu đóng gói thông qua việc tham khảo mẫu có sẵn. Sau đó, doanh nghiệp sẽ thực hiện chỉnh sửa và bổ sung nội dung phù hợp với mục đích của mình.
Packing List có công dụng như một loại chứng từ hướng dẫn về danh sách hàng hóa được đóng gói. Dựa vào giấy tờ chứng từ này, nhà nhập khẩu sẽ nắm được chuẩn xác số lượng, số kiện, trọng lượng lẫn quy cách hàng hóa được giao cho phía vận chuyển.
Phân loại Packing List thường gặp trong xuất nhập khẩu
Trước khi đi vào tìm hiểu cách soạn danh sách đóng gói (Packing List), hãy cùng với PROJECT SHIPPING phân loại giấy tờ chứng từ này trước bạn nhé! Hiện nay, người ta phân phiếu đánh giá hàng hóa Packing List thành 3 loại chính, gồm:
- Detailed packing list: Đây là phiếu đóng gói chi tiết, thể hiệu chức năng tương tự với các tên của nó. Phiếu đóng gói hàng hóa với chi tiết nội dung về cả người mua, người bán, đơn vị vận chuyển, hãng tàu,…Nội dung ở bên trong phiếu đóng gói hàng hóa này khá chi tiết.
- Neutrai packing list: Phiếu đóng gói trung lập, thể hiện nội khá chi tiết trừ nội dung tên người bán hàng không được chỉ ra.
- Packing and weight list: Phiếu đóng gói kiêm cả bảng kê trọng lượng về hàng hóa. Thể hiện thông tin kèm bảng kê trọng lượng hóa nhằm phục vụ cho quá trình tính toán người nhận hàng.
Cách soạn danh sách đóng gói (Packing List)
Dưới đây chúng tôi sẽ hướng dẫn nội dung chi tiết cần có trong bản thảo Packing List để các doanh nghiệp quan tâm tham khảo và áp dụng:
Về thông tin nhà xuất khẩu
Đơn vị xuất khẩu và nhà bán sẽ được thể hiện lên phía trên cùng chứng từ. Những thông tin này gồm có: Họ và tên, số điện thoại, địa chỉ, email,…Thường người ta sẽ thể hiện mục thông tin seller lên. Một số trường hợp mua bán 3 bên thì người ta sẽ thể hiện là nhà sản xuất.
Về thông tin vận chuyển
Đây là thông tin bắt buộc và đối với Packing List chuẩn sẽ thể hiện các thông tin vận chuyển lên trên mẫu chứng từ. Thông tin này bao gồm: Tên phương tiện vận chuyển, điểm đi, điểm đến và số vận chuyển.
Về thông tin hàng hóa được đóng gói
Thông tin chi tiết về hàng hóa được đóng gói được đánh giá là phần quan trọng nhất của chứng từ này. Bao gồm:
- Số thứ tự về các mục hàng.
- Shipping mark hoặc ký hiệu kiện hàng.
- Mô tả chi tiết về sản phẩm, hàng hóa: Tên hàng, mã hs code, hình ảnh sản phẩm nếu có,…
- Số lượng cụ thể của kiện hàng.
- Số lượng hàng ở trong một kiện hàng hóa.
- Trọng lượng tịnh hàng hóa.
- Trọng lượng kiện hàng.
- Số seal/số container.
- Tổng số kiện, tổng trọng lượng và tổng số lượng.
Về một số thông tin khác
Thông tin khác ở đây chính là thông tin nhà máy đóng hàng cần lưu ý đến cho phía người nhận hàng. Đảm bảo tất cả đều biết để thao tác đúng khi dỡ hàng khỏi container hoặc thực hiện bốc dốc hàng hóa ra khỏi kiện hàng. Ngoài ra, chứng từ Packing List còn cung cấp các thông tin cháy nổ ở trong vận chuyển.
Về chữ ký nhà máy
Đại đa số các chứng từ đều cần có chữ ký xác nhận từ nhà xuất khẩu hoặc nhà máy. Đây là một phần quan trọng bởi một chứng từ Packing List sẽ phải có sự xác nhận từ người đóng hàng nhằm đảm bảo thông tin có độ chuẩn xác cao.
Vai trò của Packing List đối với bộ hồ sơ chứng từ
Dựa trên thông số Packing List cho người dùng biết được số lượng, trọng lượng và thể tích hàng hóa.
- Packing List cung cấp một số thông tin về: Kích thước thùng hàng, cách thức đóng gói bao bì, số lượng hàng hóa, quy cách đóng gói hàng hóa.
- Thuê phương tiện vận chuyển nhằm xác định khối lượng hàng xem bản thân nên chọn loại xe vận tải nào và chở được khối lượng bao nhiêu?
- Bố trí phương tiện và nhân công bốc dỡ sản phẩm, hàng hóa kịp thời. Lưu ý, sau khi hàng hóa, sản phẩm được đóng thùng/kiện hàng xong, người bán sẽ gửi cho bên mua Packing List để người mua kiểm tra hàng trước lúc nhận. Vậy nên, doanh nghiệp có thể yên tâm chuẩn bị, bố trí thật tốt trước khi hàng hóa tới.
Vừa rồi chúng tôi đã hướng dẫn xong cách soạn danh sách đóng gói (Packing List) để doanh nghiệp tham khảo. Đừng ngần ngại liên hệ ngay cho công ty vận chuyển PROJECT SHIPPING theo địa chỉ sau nếu bạn muốn được tư vấn và hỗ trợ thêm về cách soạn Packing List cho doanh nghiệp mình trong thời gian tới nhé!
