Danh sách đóng gói là chứng từ giữ vai trò cực kỳ quan trọng trong bộ hồ sơ xuất nhập khẩu buộc doanh nghiệp xuất khẩu phải soạn sau khi đã đóng hàng xong. Vậy packing list là gì? Cách soạn danh sách đóng gói (Packing List) như thế nào? Tham khảo bài viết dưới đây của chúng tôi để có câu trả lời chuẩn xác nhất bạn nhé!
Nắm chắc cách soạn danh sách đóng gói (Packing List) giúp lô hàng không bị hãng tàu hay hải quan trả chứng từ vì lệch số kiện, lệch trọng lượng.
DOWNLOAD MẪU PACKING LIST TẠI ĐÂY
Cập nhật 2026: soát Packing List trước khi khai hải quan
Theo kinh nghiệm xử lý hồ sơ của Project Shipping, phần lớn lô hàng bị trả chứng từ vì Packing List lệch số liệu so với Invoice và Bill of Lading, chứ không phải vì thiếu giấy tờ. Trước khi khai báo hải quan, bộ phận chứng từ của chúng tôi đối chiếu ba nhóm số: tổng số kiện, trọng lượng cả bì (GW) và trọng lượng tịnh (NW), cùng số khối (CBM). Lệch một trong ba, chúng tôi yêu cầu shipper sửa và xác nhận lại trước khi phát hành bản Final, tránh phải sửa tờ khai hoặc B/L khi hàng đã lên tàu. Khi soạn ‘ + K + ‘ cho lô nhiều mặt hàng, hãy tách dòng rõ ràng theo từng mặt hàng để Docs dễ lên bảng hàng hóa khai ECUS.
Packing List là gì?
Packing List chính là phiếu đóng gói hàng hóa quan trọng ở trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Tương tự với hóa đơn thương mại, doanh nghiệp có thể áp dụng cách soạn danh sách đóng gói (Packing List) theo mẫu có sẵn. Sau đó, doanh nghiệp sẽ thực hiện chỉnh sửa và bổ sung nội dung phù hợp với mục đích của mình.
Packing List có công dụng như một loại chứng từ hướng dẫn về danh sách hàng hóa được đóng gói. Dựa vào giấy tờ chứng từ này, nhà nhập khẩu sẽ nắm được chuẩn xác số lượng, số kiện, trọng lượng lẫn quy cách hàng hóa được giao cho phía vận chuyển.
Phân loại Packing List thường gặp trong xuất nhập khẩu
Trước khi đi vào tìm hiểu cách soạn danh sách đóng gói (Packing List), hãy cùng với PROJECT SHIPPING phân loại giấy tờ chứng từ này trước bạn nhé! Hiện nay, người ta phân phiếu đánh giá hàng hóa Packing List thành 3 loại chính, gồm:
- Detailed packing list: Đây là phiếu đóng gói chi tiết, thể hiện chức năng tương tự với các tên của nó. Phiếu đóng gói hàng hóa với chi tiết nội dung về cả người mua, người bán, đơn vị vận chuyển, hãng tàu,…Nội dung ở bên trong phiếu đóng gói hàng hóa này khá chi tiết.
- Neutral packing list: Phiếu đóng gói trung lập, thể hiện nội khá chi tiết trừ nội dung tên người bán hàng không được chỉ ra.
- Packing and weight list: Phiếu đóng gói kiêm cả bảng kê trọng lượng về hàng hóa. Thể hiện thông tin kèm bảng kê trọng lượng hóa nhằm phục vụ cho quá trình tính toán người nhận hàng.
Cách soạn danh sách đóng gói (Packing List)
Dưới đây là cách soạn danh sách đóng gói (Packing List) theo 5 phần, nội dung chi tiết cần có trong bản thảo để doanh nghiệp tham khảo và áp dụng:
Về thông tin nhà xuất khẩu
Đơn vị xuất khẩu và nhà bán sẽ được thể hiện lên phía trên cùng chứng từ. Những thông tin này gồm có: Họ và tên, số điện thoại, địa chỉ, email,…Khi soạn cách soạn danh sách đóng gói (Packing List), thường người ta sẽ thể hiện mục thông tin seller lên. Một số trường hợp mua bán 3 bên thì người ta sẽ thể hiện là nhà sản xuất.
Về thông tin vận chuyển
Trong cách soạn danh sách đóng gói (Packing List), đây là thông tin bắt buộc và đối với Packing List chuẩn sẽ thể hiện các thông tin vận chuyển lên trên mẫu chứng từ. Thông tin này bao gồm: Tên phương tiện vận chuyển, điểm đi, điểm đến và số vận chuyển.
Về thông tin hàng hóa được đóng gói
Thông tin chi tiết về hàng hóa được đóng gói được đánh giá là phần quan trọng nhất của chứng từ này. Bao gồm:
- Số thứ tự về các mục hàng.
- Shipping mark hoặc ký hiệu kiện hàng.
- Mô tả chi tiết về sản phẩm, hàng hóa: Tên hàng, mã hs code, hình ảnh sản phẩm nếu có,…
- Số lượng cụ thể của kiện hàng.
- Số lượng hàng ở trong một kiện hàng hóa.
- Trọng lượng tịnh hàng hóa.
- Trọng lượng kiện hàng.
- Số seal/số container.
- Tổng số kiện, tổng trọng lượng và tổng số lượng.
Phần hàng hóa quyết định độ chuẩn của cách soạn danh sách đóng gói (Packing List): mỗi con số phải khớp với Invoice và Bill of Lading. Nếu lô hàng cần chứng từ đi kèm, xem thêm chứng từ bảo hiểm lô hàng.
Cần soát Packing List trước khi khai hải quan hoặc booking tàu? Gửi bản nháp cho Project Shipping, bộ phận chứng từ đối chiếu số kiện, trọng lượng, CBM với Invoice và B/L, phản hồi trong 30 phút, tư vấn miễn phí. Gọi 0909 411 668 hoặc chat Zalo.
Về một số thông tin khác
Thông tin khác ở đây chính là thông tin nhà máy đóng hàng cần lưu ý đến cho phía người nhận hàng. Đảm bảo tất cả đều biết để thao tác đúng khi dỡ hàng khỏi container hoặc thực hiện bốc dốc hàng hóa ra khỏi kiện hàng. Ngoài ra, chứng từ Packing List còn cung cấp các thông tin cháy nổ ở trong vận chuyển. Hàng đóng vào container nên soạn kèm sơ đồ xếp, nhất là khi áp dụng cách soạn danh sách đóng gói (Packing List) cho lô nhiều kiện, xem thêm lưu ý khi đóng hàng cho một container.
Về chữ ký nhà máy
Đại đa số các chứng từ đều cần có chữ ký xác nhận từ nhà xuất khẩu hoặc nhà máy. Chữ ký là bước cuối của cách soạn danh sách đóng gói (Packing List), quan trọng bởi một chứng từ Packing List sẽ phải có sự xác nhận từ người đóng hàng nhằm đảm bảo thông tin có độ chuẩn xác cao.
Vai trò của Packing List đối với bộ hồ sơ chứng từ
Soạn đúng cách soạn danh sách đóng gói (Packing List) sẽ cho người dùng biết được số lượng, trọng lượng và thể tích hàng hóa.
- Packing List cung cấp một số thông tin về: Kích thước thùng hàng, cách thức đóng gói bao bì, số lượng hàng hóa, quy cách đóng gói hàng hóa.
- Thuê phương tiện vận chuyển nhằm xác định khối lượng hàng xem bản thân nên chọn loại xe vận tải nào và chở được khối lượng bao nhiêu?
- Bố trí phương tiện và nhân công bốc dỡ sản phẩm, hàng hóa kịp thời. Lưu ý, sau khi hàng hóa, sản phẩm được đóng thùng/kiện hàng xong, người bán sẽ gửi cho bên mua Packing List để người mua kiểm tra hàng trước lúc nhận. Vậy nên, doanh nghiệp có thể yên tâm chuẩn bị, bố trí thật tốt trước khi hàng hóa tới.
Vừa rồi chúng tôi đã hướng dẫn xong cách soạn danh sách đóng gói (Packing List) để doanh nghiệp tham khảo. Đừng ngần ngại liên hệ ngay cho công ty vận chuyển PROJECT SHIPPING theo địa chỉ sau nếu bạn muốn được tư vấn và hỗ trợ thêm về cách soạn Packing List cho doanh nghiệp mình trong thời gian tới nhé!
Câu hỏi thường gặp về cách soạn danh sách đóng gói (Packing List)
Cách làm packing list gồm những phần nào?
Cách soạn danh sách đóng gói (Packing List) gồm 5 phần: thông tin nhà xuất khẩu, thông tin vận chuyển, thông tin hàng hóa được đóng gói, thông tin lưu ý cho người nhận và chữ ký xác nhận của nhà xuất khẩu hoặc nhà máy. Sau khi soạn xong, đối chiếu lại với Invoice và Bill of Lading.
Mẫu packing list chuẩn cần có những mục nào?
Theo cách soạn danh sách đóng gói (Packing List), mẫu chuẩn cần có tên và địa chỉ người bán, người mua, phương tiện và cảng đi, cảng đến, số thứ tự mục hàng, shipping mark, mô tả hàng, số kiện, trọng lượng tịnh (NW), trọng lượng cả bì (GW), số container hoặc seal, cùng tổng số kiện và tổng trọng lượng. Bạn có thể tải mẫu ở đầu bài.
Phiếu đóng gói hàng hóa khác gì hóa đơn thương mại?
Trong cách soạn danh sách đóng gói (Packing List), cần phân biệt hai chứng từ. Hóa đơn thương mại thể hiện giá trị và điều kiện thanh toán. Phiếu đóng gói (Packing List) thể hiện cách hàng được đóng: số kiện, trọng lượng, kích thước, quy cách. Hai chứng từ phải khớp nhau về mô tả hàng và số lượng.
Phiếu đóng gói Packing List do ai lập và lập khi nào?
Theo cách soạn danh sách đóng gói (Packing List) chuẩn, doanh nghiệp xuất khẩu lập sau khi đã đóng hàng xong, dựa trên số liệu thực tế của từng kiện. Người bán gửi bản này cho người mua để kiểm tra trước khi nhận hàng, đồng thời dùng làm căn cứ khai hải quan và booking tàu.
Packing List lệch số liệu với Invoice hoặc B/L thì xử lý thế nào?
Khi áp dụng cách soạn danh sách đóng gói (Packing List), nếu số liệu lệch thì yêu cầu shipper sửa và xác nhận lại trước khi phát hành bản Final. Lệch số kiện, trọng lượng hay CBM đều có thể bị hải quan hoặc hãng tàu yêu cầu chỉnh sửa, làm chậm lô hàng và phát sinh phí sửa chứng từ.
Cần soát Packing List trước khi khai hải quan hoặc booking tàu? Gửi bản nháp cho Project Shipping, bộ phận chứng từ đối chiếu số kiện, trọng lượng, CBM với Invoice và B/L, phản hồi trong 30 phút, tư vấn miễn phí. Gọi 0909 411 668 hoặc chat Zalo.
