Khai báo hải quan là một phần quan trọng trong quá trình xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn thường gặp phải các lỗi khi thực hiện thủ tục này. Dưới đây Project Shipping tổng hợp các lỗi thường gặp khi khai báo hải quan mà bạn cần biết, kèm cách khắc phục, để tránh bị chậm thông quan hoặc bị phạt.
Tầm quan trọng của khai báo hải quan trong xuất nhập khẩu
- Hiểu hải quan vận hành thế nào giúp thấy rõ vì sao các lỗi thường gặp khi khai báo hải quan đều dẫn tới chi phí. Khai báo hải quan là một phần không thể thiếu trong việc tuân thủ pháp luật về thương mại quốc tế và hải quan của cả quốc gia xuất khẩu và nhập khẩu.
- Thông qua việc cung cấp thông tin chính xác và đầy đủ về hàng hóa, khai báo hải quan giúp đảm bảo an toàn cho quá trình vận chuyển và ngăn chặn việc tiếp nhận hoặc phân phối hàng hóa không an toàn.
- Quy trình khai báo hải quan giúp xác định và tính toán đúng mức thuế và phí hải quan phải trả cho các hàng hóa được nhập khẩu, đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong hoạt động thương mại quốc tế.
- Thông qua việc cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa như số lượng, giá trị, nguồn gốc, và mục đích sử dụng, khai báo hải quan hỗ trợ trong việc quản lý hàng hóa và thống kê thương mại quốc tế.
- Khai báo hải quan giúp cơ quan chức năng kiểm soát và giám sát việc nhập khẩu và xuất khẩu hàng hóa, ngăn chặn các hoạt động gian lận thương mại như trốn thuế, làm giả thông tin hàng hóa hoặc nhập khẩu hàng hóa cấm.
- Quy trình khai báo hải quan là cơ sở cho sự hợp tác và giao thương giữa các quốc gia, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động thương mại quốc tế và phát triển kinh tế toàn cầu.
Cập nhật 2026: vì sao các lỗi thường gặp khi khai báo hải quan đắt hơn trước
Hiện nay tờ khai được truyền điện tử và hệ thống tự phân luồng xanh, vàng, đỏ dựa trên rủi ro. Mã HS sai, trị giá lệch với chứng từ hoặc số kiện không khớp là những dấu hiệu khiến tờ khai dễ rơi vào luồng vàng hoặc đỏ, tức là phải nộp thêm chứng từ hoặc kiểm hóa. Với hàng đi cảng, chậm một ngày là thêm phí lưu container, lưu bãi và có thể trễ lịch xe. Khi làm hàng cho khách, bộ phận chứng từ của Project Shipping đối chiếu Invoice, Packing List và tờ khai trước khi truyền, vì sửa sau thông quan tốn thời gian hơn nhiều so với kiểm trước. Đó là lý do nhóm các lỗi thường gặp khi khai báo hải quan nên được rà soát từ khâu chứng từ, chưa cần đợi đến khi truyền tờ khai.
Các lỗi thường gặp khi khai báo hải quan
Năm nhóm dưới đây là các lỗi thường gặp khi khai báo hải quan mà doanh nghiệp gặp nhiều nhất.
1. Khai báo sai nhóm hoặc mã loại hình:
- Lỗi: Đặt hàng vào nhóm hoặc loại hình không phù hợp có thể dẫn đến việc tính toán thuế và phí không chính xác. Ví dụ, việc đặt một sản phẩm thực phẩm vào nhóm hàng công nghiệp có thể dẫn đến việc áp dụng sai mức thuế.
- Biện pháp khắc phục: Trước khi khai báo, kiểm tra kỹ các danh mục hàng hóa và xác định nhóm hoặc loại hình phù hợp nhất cho sản phẩm. Sử dụng mã loại hình và mã nhóm hàng chính xác từ danh mục hải quan để đảm bảo tính chính xác.
2. Khai sai mã hiệu phương thức vận chuyển:
- Lỗi: Sử dụng mã hiệu phương thức vận chuyển không đúng có thể gây ra sự cố trong quá trình vận chuyển hoặc vi phạm quy định hải quan. Ví dụ, việc sử dụng mã hiệu phương thức vận chuyển đường biển cho một lô hàng được vận chuyển bằng đường hàng không.
- Biện pháp khắc phục: Trước khi khai báo, xác định phương tiện vận chuyển thực tế được sử dụng và sử dụng mã hiệu phương thức vận chuyển tương ứng. Kiểm tra kỹ mã hiệu phương thức vận chuyển trong danh mục hải quan và sử dụng mã chính xác.
3. Khai báo sai thông tin người nhập khẩu và xuất khẩu:
- Lỗi: Đặt sai tên người nhập khẩu hoặc xuất khẩu có thể dẫn đến sự nhầm lẫn trong việc thanh toán thuế hoặc xử lý hải quan. Lỗi này cũng có thể ảnh hưởng đến quyền sở hữu và trách nhiệm pháp lý đối với hàng hóa.
- Biện pháp khắc phục: Trước khi gửi tờ khai hải quan, kiểm tra kỹ thông tin về người nhập khẩu và xuất khẩu. Đảm bảo rằng tên, địa chỉ và thông tin liên hệ đều chính xác và phù hợp với thực tế.
4. Khai sai số lượng kiện:
- Lỗi: Khai báo sai số lượng kiện có thể dẫn đến việc tính toán thuế và phí không chính xác hoặc gây ra sự cố trong quá trình vận chuyển. Ví dụ, việc khai báo quá ít kiện có thể gây ra mất mát hoặc thiếu hụt hàng hóa.
- Biện pháp khắc phục: Trước khi khai báo, đếm và kiểm tra số lượng kiện hàng một cách chính xác. Sử dụng các phương tiện và công cụ hỗ trợ như thiết bị đo lường hoặc số lượng kiện được cung cấp từ nhà vận chuyển.
5. Khai báo sai mã hàng (mã HS):
- Lỗi: Sử dụng mã hàng không đúng có thể gây ra nhiều vấn đề trong quá trình khai báo hải quan. Mỗi sản phẩm có một mã hàng riêng biệt, và sử dụng mã không chính xác có thể dẫn đến việc áp dụng sai mức thuế và phí hoặc gây ra sự cố trong việc xử lý hải quan.
- Biện pháp khắc phục: Để khắc phục vấn đề này, quan trọng nhất là xác định và sử dụng mã hàng chính xác. Dựa vào danh mục hàng hóa và hướng dẫn từ cơ quan hải quan, bạn cần kiểm tra và xác minh mã hàng tương ứng với sản phẩm của mình. Bạn có thể đối chiếu nhanh bằng công cụ tra cứu mã HS code; hàng nhập thép xem thêm thủ tục nhập khẩu thép. Nếu cần, tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc từ nhà sản xuất để đảm bảo sự chính xác. Việc sử dụng mã hàng chính xác sẽ giúp đảm bảo tính hợp lệ và minh bạch trong quá trình khai báo hải quan, từ đó tránh được các rủi ro và phạt phí không mong muốn.
Bạn có thể tham khảo những nội dung liên quan khác về kiến thức chuyên ngành tại Project Shipping để nắm được thêm những thông tin bổ ích khác.
Các lỗi thường gặp khi khai báo hải quan: 8 lưu ý để tránh
Tám việc sau giúp bạn không lặp lại các lỗi thường gặp khi khai báo hải quan ở trên:
- Sử dụng mã hàng chính xác từ danh mục và hướng dẫn của cơ quan hải quan để tránh áp dụng sai mức thuế và phí.
- Trước khi gửi tờ khai, kiểm tra kỹ thông tin hàng hóa, người nhập và xuất khẩu, số lượng và giá trị để tránh sai sót.
- Nắm rõ và tuân thủ mọi quy định để tránh vi phạm pháp luật và trì hoãn xử lý hải quan.
- Theo dõi và cập nhật thông tin để tránh rủi ro do thay đổi luật pháp.
- Áp dụng công nghệ để giảm thiểu sai sót và tăng tính hiệu quả của quy trình khai báo hải quan.
- Tìm kiếm sự hỗ trợ từ các chuyên gia hải quan để có lời khuyên và hướng dẫn cụ thể.
- Bảo quản bản gốc các văn bản liên quan để phục vụ cho mục đích kiểm tra sau này.
- Hành động một cách minh bạch và trung thực để tránh rủi ro pháp lý và duy trì uy tín thương hiệu.
Câu hỏi thường gặp về các lỗi thường gặp khi khai báo hải quan
1. Khai sai mã HS, một trong các lỗi thường gặp khi khai báo hải quan, bị xử lý thế nào?
Hải quan có thể yêu cầu khai bổ sung, truy thu thuế và áp dụng xử phạt vi phạm hành chính tùy mức độ. Lô hàng cũng dễ bị chuyển luồng kiểm tra, mất thêm thời gian.
2. Sai số lượng kiện hoặc trọng lượng trên tờ khai có sửa được không?
Sửa được bằng khai báo sửa đổi, bổ sung, nhưng sau khi thông quan thủ tục phức tạp hơn và có thể bị xử phạt. Cách an toàn là đối chiếu với Packing List và B/L trước khi truyền tờ khai.
3. Làm sao để tránh các lỗi thường gặp khi khai báo hải quan?
Đối chiếu Invoice, Packing List, B/L với nhau, tra mã HS theo mô tả hàng và biểu thuế hiện hành, rồi để người có kinh nghiệm soát lại trước khi truyền.
4. Khai sai thông tin người nhập khẩu có ảnh hưởng gì?
Sai tên, mã số thuế hoặc địa chỉ làm lệch hồ sơ thuế, khó hoàn thuế hoặc đối chiếu chứng từ về sau, có thể phải khai sửa.
5. Nên tự khai hay thuê đơn vị làm thủ tục hải quan?
Hàng đơn giản, doanh nghiệp quen thủ tục có thể tự khai. Hàng nhiều mã HS, hàng chuyên ngành hoặc hàng quá khổ thường nên giao đơn vị có kinh nghiệm để giảm các lỗi thường gặp khi khai báo hải quan và rủi ro chậm hàng.
Xem thêm: TTR là gì? Hướng dẫn chi tiết quy trình thanh toán TTR
Việc biết và tránh các lỗi thường gặp khi khai báo hải quan là rất quan trọng để đảm bảo quá trình nhập khẩu và xuất khẩu hàng hóa diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả. Hãy nhớ áp dụng những kiến thức trên mà Project Shipping đã cung cấp và tìm kiếm sự hỗ trợ từ các chuyên gia hải quan nếu cần thiết để đảm bảo sự thành công của doanh nghiệp của bạn trong thị trường quốc tế. Cần hỗ trợ: gọi 0909 411 668 hoặc chat Zalo.
