Kanban là gì? Lợi Ích Và Ứng Dụng Trong Doanh Nghiệp. Hãy cùng Project shipping tìm hiểu sâu hơn về Kanban, lợi ích mà nó mang lại, cũng như cách thức ứng dụng trong môi trường doanh nghiệp.
I. Khái Niệm Về Kanban là gì
Định Nghĩa:
Kanban là một phương pháp quản lý công việc sử dụng các thẻ và cột trên bảng để theo dõi tiến độ công việc. Ban đầu, Kanban xuất phát từ tiếng Nhật, có nghĩa là “ký hiệu” hoặc “biển báo.” Nó được sử dụng như một hệ thống để kiểm soát hàng tồn kho trong sản xuất theo phương pháp “Just in Time” (JIT), nhằm đảm bảo rằng các nguyên liệu và phụ tùng luôn được cung cấp kịp thời cho quá trình sản xuất. Kanban giúp các doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, điều chỉnh và cải thiện quy trình làm việc, từ đó nâng cao hiệu quả và giảm thiểu lãng phí.
II. Cấu Trúc Của Hệ Thống Kanban là gì
A. Các Thành Phần Cốt Lõi Của Kanban là gì
Bảng Kanban (Kanban Board)
Công cụ quản lý dự án: Kanban Board là một công cụ giúp triển khai phương pháp Kanban trong quản lý dự án, phù hợp cho cả mục đích cá nhân và kinh doanh.
Hình thức: Bảng này có thể là vật lý hoặc kỹ thuật số (như JIRA), được thiết kế để giúp các nhóm hình dung công việc của họ ở các giai đoạn và quy trình khác nhau.
Hiển thị giai đoạn công việc:
Columns: Mỗi cột trên bảng đại diện cho một trạng thái của công việc, ví dụ như:To-do, Dev, Test, Done
Cards: Mỗi card đại diện cho một công việc cụ thể. Các card này được đặt trong các cột tương ứng với trạng thái hiện tại của công việc.
Giới hạn WIP: Có thể sử dụng số dương để giới hạn số lượng công việc đang thực hiện trong mỗi cột. Giới hạn này có thể được đặt trên đầu các cột trên cả bảng Kanban vật lý và kỹ thuật số.
Quản lý công việc:
Thành viên trong nhóm có thể tự quản lý trạng thái của các card công việc của mình.
Toàn bộ nhóm có thể trực quan hóa quy trình làm việc thông qua bảng Kanban.
Quy trình làm việc Kanban:
Bảng Kanban giúp theo dõi quy trình làm việc từ đầu đến cuối, cải thiện sự phối hợp và hiệu quả của nhóm
Thẻ Kanban (Kanban Cards): Ý nghĩa và cách sử dụng.
Cột trạng thái (Columns): Mô tả từng cột và vai trò của chúng trong quy trình.
B. Nguyên Tắc Cơ Bản Kanban là gì
Bắt đầu với những gì đang có:
Kanban khuyến khích việc bắt đầu với hệ thống và quy trình hiện tại của bạn.
Từ đó, thực hiện các cải tiến dần dần và liên tục, không cần thay đổi đột ngột.
Đồng thuận với thay đổi tăng dần và tiến hóa:
Kanban nhấn mạnh việc thay đổi từng bước nhỏ trong quy trình làm việc.
Tránh thực hiện những thay đổi lớn cùng một lúc, mà thay vào đó tập trung vào sự tiến hóa liên tục.
Tôn trọng quy trình, vai trò và trách nhiệm hiện tại:
Hãy giữ nguyên các quy trình, vai trò và trách nhiệm hiện tại khi bắt đầu triển khai Kanban.
Các thay đổi nên được thực hiện từ từ và có sự đồng thuận trong nhóm.
Khuyến khích hành vi lãnh đạo ở mọi cấp độ:
Mọi thành viên trong nhóm đều có thể đóng vai trò lãnh đạo và đưa ra ý tưởng cải tiến.
Không nên giới hạn sự lãnh đạo ở cấp quản lý, ngay cả những thành viên ít kinh nghiệm cũng có thể đóng góp quan trọng vào sự phát triển của hệ thống Kanban.
III. Phương Pháp Kanban là gì
Khởi đầu với những gì hiện có:
- Kanban khuyến khích sử dụng các hệ thống và quy trình hiện tại mà không cần thực hiện các thay đổi lớn ngay lập tức.
- Tập trung vào việc cải tiến từng bước nhỏ, đảm bảo tính liên tục và ổn định.
Thực hiện thay đổi Kanban là gì một cách dần dần:
- Kanban đề xuất việc thực hiện những thay đổi nhỏ và có kiểm soát trong quy trình làm việc.
- Thay vì thay đổi toàn bộ hệ thống ngay lập tức, hãy tiến hành những bước tiến nhỏ, giúp cải thiện dần dần và duy trì tính nhất quán.
Tôn trọng hiện trạng của quy trình, vai trò và trách nhiệm:
- Khi áp dụng Kanban, hãy duy trì các quy trình, vai trò và trách nhiệm hiện tại để tạo sự ổn định.
- Các thay đổi nên được thực hiện từng bước nhỏ, với sự đồng thuận từ tất cả các thành viên trong nhóm.
Khuyến khích lãnh đạo từ mọi cấp độ:
- Kanban khuyến khích tất cả các thành viên trong nhóm, bất kể vai trò, đều có thể đóng góp ý tưởng và tham gia vào quá trình lãnh đạo.
- Không giới hạn vai trò lãnh đạo cho cấp quản lý, mỗi cá nhân đều có thể góp phần nâng cao hiệu quả của hệ thống.
Bạn có thể tham khảo những nội dung liên quan khác về kiến thức chuyên ngành tại Project Shipping để nắm được thêm những thông tin bổ ích khác.
IV. Ứng dụng Kanban là gì trong các lĩnh vực khác nhau
Trong Công nghệ thông tin (IT) & Phát triển phần mềm:
- Khởi đầu và Phổ biến: Kanban được Microsoft áp dụng lần đầu tiên vào năm 2004 trong phát triển phần mềm và đã nhanh chóng được các nhóm IT, DevOps, và Ops ứng dụng sử dụng.
- Lợi ích:
- Giúp sắp xếp và ưu tiên nhiệm vụ hiệu quả hơn nhờ khả năng hình dung quy trình công việc.
- Sử dụng các cột và Swimlanes (sơ đồ làn bơi) để phân biệt các giai đoạn công việc và giảm xung đột giữa các nhiệm vụ.
- Tăng cường khả năng lập kế hoạch, tập trung và hiệu quả làm việc của các nhóm IT.
Trong Quản trị dự án Kanban là gì
- Vấn đề với quản lý dự án truyền thống: Trước đây, các mô hình quản lý dự án tập trung vào việc tối đa hóa khối lượng công việc của từng thành viên, dễ dẫn đến tắc nghẽn do nhiều nhiệm vụ không hoàn thành.
- Giải pháp Kanban:
- Giới hạn số lượng công việc đang tiến hành giúp các thành viên có thời gian hỗ trợ nhau và hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả hơn.
- Cải thiện sự hợp tác và gắn kết giữa các thành viên trong nhóm.
Trong Tuyển dụng:
- Ứng dụng: Kanban được sử dụng để quản lý quy trình tuyển dụng, theo dõi tiến độ của từng bước trong quy trình.
- Lợi ích:
- Giúp dễ dàng xác định các vị trí còn mở và trách nhiệm của từng người.
- Bảng Kanban trực tuyến đặc biệt hữu ích cho việc theo dõi quy trình làm việc, đính kèm tài liệu như CV và liên kết (LinkedIn).
V. Lợi ích và thách thức Của Kanban là gì
Tăng cường sự minh bạch và hiệu quả công việc:
Kanban giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng theo dõi tiến độ công việc và trạng thái của từng nhiệm vụ.
Các cột và thẻ trên bảng Kanban làm rõ các bước trong quy trình làm việc, từ đó tăng cường hiệu quả và giảm thiểu sự nhầm lẫn.
Giảm lãng phí và tối ưu hóa nguồn lực:
Giới hạn công việc đang thực hiện (WIP) giúp giảm tình trạng quá tải và lãng phí thời gian.
Tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực bằng cách đảm bảo mọi nhiệm vụ đều được hoàn thành đúng thời hạn.
Cải thiện sự linh hoạt và khả năng phản ứng với thay đổi:
Kanban cho phép điều chỉnh quy trình và ưu tiên công việc một cách linh hoạt theo yêu cầu thay đổi.
Dễ dàng thích ứng với những thay đổi trong yêu cầu dự án hoặc điều kiện công việc.
Tăng cường hợp tác và giao tiếp trong nhóm:
Bảng Kanban cung cấp cái nhìn tổng quan về tiến độ công việc, khuyến khích sự giao tiếp và hợp tác giữa các thành viên trong nhóm.
Các thành viên có thể dễ dàng trao đổi thông tin và hỗ trợ lẫn nhau để hoàn thành nhiệm vụ.
Thách thức khi áp dụng Kanban là gì
Các khó khăn khi triển khai Kanban trong tổ chức:
Khó khăn trong việc thay đổi thói quen làm việc: Nhân viên có thể gặp khó khăn khi làm quen với quy trình mới và thói quen quản lý công việc khác.
Thiếu sự đồng thuận: Một số thành viên hoặc bộ phận có thể không đồng ý với việc triển khai Kanban hoặc không hiểu rõ về lợi ích của nó.
Công cụ và tài nguyên: Việc lựa chọn và triển khai công cụ Kanban phù hợp có thể gặp phải vấn đề về kỹ thuật hoặc chi phí.
Chiến lược vượt qua thách thức và đảm bảo thành công:
Đào tạo và truyền thông: Cung cấp đào tạo đầy đủ và truyền thông rõ ràng về lợi ích và cách sử dụng Kanban để giúp mọi người dễ dàng thích nghi.
Bắt đầu từ nhỏ: Triển khai Kanban từ quy mô nhỏ hoặc một nhóm cụ thể trước khi mở rộng ra toàn bộ tổ chức.
Nhận phản hồi và cải tiến: Thu thập phản hồi từ người dùng và điều chỉnh quy trình Kanban để phù hợp với nhu cầu và điều kiện của tổ chức.
VI. So sánh Kanban là gì với các phương pháp quản lý khác
Điểm giống nhau giữa Kanban và Scrum
Giới hạn công việc đang thực hiện:
Cả Kanban và Scrum đều áp dụng giới hạn công việc để ngăn ngừa tình trạng quá tải và đảm bảo chất lượng công việc.
Phân chia công việc thành phần quản lý được:
Cả hai phương pháp yêu cầu chia công việc thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn để giúp các đội nhóm có thể kiểm soát và hoàn thành công việc hiệu quả.
Tổ chức và hợp tác trong đội nhóm:
Kanban và Scrum đều dựa vào việc làm việc trong các đội nhóm có tổ chức và hợp tác để đạt được mục tiêu chung.
Mục tiêu tạo ra sản phẩm chất lượng cao:
Cả hai phương pháp đều hướng đến việc phát triển sản phẩm hoặc phần mềm chất lượng cao, có thể sử dụng được.
Nhấn mạnh sự minh bạch và cải tiến liên tục:
Kanban và Scrum đều chú trọng việc tạo ra môi trường minh bạch và thúc đẩy sự cải tiến liên tục qua việc theo dõi và điều chỉnh quy trình làm việc.
Điểm khác nhau giữa Kanban và Scrum
Nguồn gốc:
Kanban: Xuất phát từ sản xuất hàng hóa.
Scrum: Được phát triển dành riêng cho quản lý dự án phần mềm.
Tư tưởng chủ đạo:
Kanban: Sử dụng các công cụ trực quan để cải thiện quy trình làm việc.
Scrum: Tập trung vào học hỏi qua trải nghiệm, tự tổ chức và cải tiến liên tục.
Nhịp độ công việc:
Kanban: Công việc diễn ra liên tục, không theo chu kỳ cố định.
Scrum: Công việc được tổ chức theo các chu kỳ cố định gọi là Sprint, thường kéo dài từ 1 đến 4 tuần.
Vai trò:
Kanban: Không yêu cầu các vai trò cố định trong đội nhóm.
Scrum: Đề cập đến các vai trò cụ thể như Product Owner, Scrum Master và Development Team.
Quy trình làm việc:
Kanban: Hỗ trợ quy trình làm việc liên tục và cho phép cải tiến quy trình bất cứ khi nào.
Scrum: Đội nhóm làm việc tập trung vào các Sprint, điều chỉnh nhịp độ làm việc và cải tiến quy trình vào cuối mỗi Sprint.
IX. Kết Luận Và Khuyến Nghị
Tóm tắt những điểm chính:
Kanban là một phương pháp quản lý công việc hiệu quả với các nguyên tắc cơ bản như trực quan hóa công việc, giới hạn công việc đang thực hiện, quản lý lưu lượng và cải tiến liên tục. Phương pháp này giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng cường sự minh bạch và cải thiện hiệu suất đội nhóm. Bằng việc áp dụng Kanban, bạn có thể nâng cao khả năng đáp ứng thay đổi và tối ưu hóa nguồn lực.
Lời khuyên cho doanh nghiệp:
Để bắt đầu và tối ưu hóa việc sử dụng Kanban, hãy bắt đầu từ quy trình hiện tại của bạn và thực hiện cải tiến dần dần. Sử dụng bảng Kanban để theo dõi công việc, thiết lập giới hạn WIP hợp lý và thường xuyên đánh giá quy trình làm việc của bạn để đạt được kết quả tốt nhất.
Tương lai của Kanban:
Kanban đang không ngừng phát triển và cải tiến, với việc tích hợp các công nghệ mới và phương pháp quản lý tiên tiến. Trong tương lai, Kanban sẽ tiếp tục đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả công việc và khả năng quản lý dự án.
Cảm ơn bạn đã đọc bài viết này.
Xem Thêm: Vận chuyển Container Opentop (Cont OT) Uy Tín Chất Lượng
