Trong quá trình xuất nhập khẩu, khai báo hải quan đóng vai trò quan trọng. Đây là quy trình cần thiết để thông báo về hàng hóa với cơ quan hải quan của quốc gia. Khai báo này giúp đảm bảo tuân thủ các quy định hải quan, thuế và các biện pháp kiểm soát khác, đồng thời cung cấp thông tin chi tiết về nguồn gốc, giá trị và mô tả của hàng hóa. Hôm nay, hãy cùng Project Shipping tìm hiểu chi tiết về vấn đề này!
Khai báo hải quan là gì?
Việc khai báo hải quan là một hoạt động bắt buộc mà người thực hiện phải thực hiện khi tiến hành xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa ra hoặc vào lãnh thổ của Việt Nam. Đảm bảo việc khai báo hải quan được thực hiện đúng quy trình và chính xác là rất quan trọng để đảm bảo các giao dịch thương mại diễn ra hợp pháp và hiệu quả.
Các bên tham gia vào quá trình khai báo hải quan ở Việt Nam bao gồm chủ hàng hóa xuất khẩu hoặc nhập khẩu, chủ phương tiện và người điều khiển phương tiện vận tải, người được ủy quyền, và đại lý làm thủ tục hải quan. Ngoài ra, các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ bưu chính quốc tế và dịch vụ chuyển phát nhanh cũng tham gia vào việc thực hiện các thủ tục khai báo hải quan liên quan đến dịch vụ của họ.
Cập nhật 2026: khai báo hải quan trên thực tế
Hiện nay phần lớn lô hàng khai báo hải quan điện tử qua phần mềm khai (như ECUS5VNACCS) kết nối hệ thống VNACCS/VCIS của hải quan. Theo kinh nghiệm làm hàng của Project Shipping, lỗi hay gặp nhất không nằm ở thao tác khai mà ở chứng từ: số kiện, trọng lượng và mô tả hàng trên invoice, packing list, vận đơn lệch nhau, hoặc mã HS khai sai so với bản chất hàng. Mỗi lần lệch là một lần phải khai bổ sung, mất thêm thời gian và có thể bị chuyển luồng vàng, luồng đỏ. Vì vậy hãy đối chiếu chéo bộ chứng từ trước khi bấm gửi tờ khai, và tra mã HS kỹ trước khi khai.
Mục đích của việc khai báo hải quan là gì?
Việc khai báo hải quan đóng vai trò quan trọng với hai mục đích chính:
- Mục đích thứ nhất là thu thuế và lệ phí quan chế, đóng vai trò là nguồn tài chính quan trọng đóng góp vào ngân sách quốc gia. Việc thu thuế và lệ phí quan chế hỗ trợ các hoạt động phát triển kinh tế và xã hội, đồng thời cũng tạo ra điều kiện thuận lợi cho quản lý và điều tiết thị trường.
- Mục đích thứ hai là quản lý hàng hóa và đảm bảo an toàn. Khai báo hải quan giúp cơ quan hải quan quản lý thông tin về hàng hóa từ nguồn gốc, tính chất, giá trị cho đến mục đích sử dụng. Bằng cách này, cơ quan hải quan có khả năng kiểm soát và theo dõi hoạt động xuất nhập khẩu, đảm bảo rằng các hàng hóa được vận chuyển ra/vào lãnh thổ quốc gia tuân thủ các quy định về an toàn, bảo vệ môi trường và an ninh quốc gia.
Khai báo hải quan là gì trong quá trình xuất nhập khẩu
Trình tự khai báo hải quan điện tử và giấy
Hiện nay, có hai hình thức khai báo hải quan là khai bằng giấy và khai báo điện tử. Trong đó, hình thức khai báo điện tử được ưa chuộng hơn do tính tiện lợi và thủ tục nhanh chóng, giúp tiết kiệm thời gian.
- Khai báo điện tử:
- Khai trước thông tin: Người khai hải quan cần cung cấp các thông tin liên quan đến hàng hóa xuất khẩu hoặc nhập khẩu theo quy định của pháp luật. Hệ thống sẽ xác nhận và cung cấp số tờ khai hải quan nếu thông tin được chấp nhận. Trong trường hợp không chấp nhận, hệ thống sẽ cung cấp lý do và yêu cầu điều chỉnh thông tin.
- Khai chính thức: Sau khi khai trước thông tin, người khai hải quan gửi tờ khai hải quan đến cơ quan Hải quan qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan.
- Tiếp nhận thông tin phản hồi: Người khai hải quan nhận thông tin phản hồi từ hệ thống và tuân theo hướng dẫn của cơ quan Hải quan. Họ chịu trách nhiệm pháp lý khi sử dụng thông tin này để hoàn thành thủ tục hải quan.
- Khai báo giấy:
- Người khai hải quan cung cấp đầy đủ thông tin về hàng hóa xuất khẩu hoặc nhập khẩu trên tờ khai hải quan giấy, ký tên và đóng dấu (nếu là tổ chức) trước khi nộp cho cơ quan Hải quan.
- Một tờ khai hải quan giấy chỉ có thể khai tối đa 50 dòng hàng. Nếu có hơn 50 dòng hàng hóa, người khai hải quan phải sử dụng nhiều tờ khai hải quan để khai báo đầy đủ.
Thời gian khai báo hải quan: hạn nộp tờ khai
Thời hạn nộp tờ khai hải quan được định rõ. Hàng hóa xuất khẩu và nhập khẩu có thời gian khác nhau:
- Hàng xuất khẩu thông thường: Tờ khai hải quan được nộp sau khi hàng đã tập kết tại địa điểm do người khai hải quan thông báo. Thời hạn là tối đa 4 giờ trước khi phương tiện xuất cảnh.
- Hàng xuất khẩu qua dịch vụ chuyển phát nhanh: Thời hạn là tối đa 2 giờ trước khi phương tiện xuất cảnh.
- Hàng nhập khẩu: Nộp trước khi hàng đến cửa khẩu hoặc trong vòng 30 ngày kể từ ngày hàng đến cửa khẩu.
Thời hạn khai báo hải quan này cần đủ để cơ quan hải quan kiểm tra, xử lý và quản lý thông tin về hàng hóa. Tuân thủ quy định này là cần thiết để tránh các vấn đề phát sinh.
Những quy định khi thực hiện khai báo hải quan
Hồ sơ Khai Chứng Từ Hải Quan
Bộ hồ sơ cơ bản để khai báo hải quan gồm các chứng từ sau:
- Hợp đồng thương mại (Purchase Order Or Contract): 01 bản sao y
- Hóa đơn thương mại (invoice): 1 bản gốc
- Phiếu đóng gói (packing List): 1 bản gốc
- Vận đơn (Airway Bill / Bill of lading)
- Giấy phép (nếu có)
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
- Giấy tờ yêu cầu khách tùy theo từng mặt hàng cụ thể
Nếu như bạn muốn tìm hiểu thêm về chi phí các dịch vụ của Project Shipping thì có thể tham khảo bảng giá dịch vụ thủ tục hải quan trọn gói và khám phá nhiều ưu đãi hấp dẫn khác!
Nộp Tờ Khai Hải Quan (Xanh, Đỏ, Vàng)
Sau khi hoàn tất chuẩn bị bộ chứng từ, tiến hành khai báo hải quan và nộp tờ khai qua hình thức hải quan điện tử.
Sau khi nộp tờ khai, chờ kết quả phân luồng hệ thống:
Tờ khai luồng xanh
Tờ khai này mang màu sắc may mắn, nhưng cũng có hai trường hợp: xanh có điều kiện và không điều kiện.
- Xanh có điều kiện: Phải bổ sung các chứng từ như: Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), giấy kiểm tra chất lượng (như kiểm dịch thực vật), giấy nộp thuế…
- Xanh không điều kiện: Lý thuyết, chỉ cần đến cảng lấy hàng mà không cần thêm thủ tục nào.
Tuy nhiên, thực tế ở các cơ quan, người khai thường mang tờ khai giấy – có chữ ký và dấu của chủ hàng; nhận xác nhận từ hải quan tiếp nhận, sau đó mới ra cảng làm thủ tục lấy hàng (đổi lệnh tại cảng, ký hải quan cổng bãi).
Quy trình này giống với việc làm tờ khai luồng vàng, nhưng nhanh chóng hơn.
Tờ khai luồng vàng
Tương tự như luồng xanh, quy trình vẫn giống nhưng cần chuẩn bị thêm các giấy tờ như: Tờ khai hải quan, hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, giấy phép, giấy chứng nhận xuất xứ và giấy tờ yêu cầu khách tùy theo từng mặt hàng cụ thể.
Tờ khai luồng đỏ
- Với tờ khai luồng đỏ, sau khi kiểm tra hồ sơ giấy, phải kiểm tra thực tế hàng hóa.
- Đây là mức độ kiểm tra cao nhất, đòi hỏi nhiều thủ tục, chi phí, thời gian và công sức từ cả chủ hàng và hải quan.
- Bộ hồ sơ tương tự như luồng vàng, nhưng sau khi hải quan tiếp nhận và duyệt hồ sơ, sẽ chuyển sang cho đội kiểm hóa.
- Sau khi hoàn thành kiểm tra, hải quan lập biên bản kiểm hóa. Nếu không có vấn đề gì, sẽ tiến hành bóc tờ khai.
- Sau đó, người khai nộp thuế và thực hiện nghĩa vụ tài chính theo quy định, để quy trình khai hải quan diễn ra thuận lợi và nhanh chóng, cần tuân thủ qui định và chuẩn bị bộ chứng từ đầy đủ, hợp lệ.
Xem thêm: Chứng từ bảo hiểm lô hàng và những điều bạn cần biết
Hy vọng rằng bài viết của Project Shipping đã giúp bạn có cái nhìn tổng quan về khai báo hải quan là gì trong quá trình xuất nhập khẩu. Hãy áp dụng những kiến thức này vào thực tiễn kinh doanh của bạn để tối ưu hóa quá trình vận chuyển và tăng cường hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Câu hỏi thường gặp về khai báo hải quan
Khai báo hải quan là gì?
Khai báo hải quan là việc chủ hàng hoặc đại lý làm thủ tục hải quan kê khai thông tin hàng xuất khẩu, nhập khẩu (tên hàng, mã HS, số lượng, trị giá, xuất xứ) với cơ quan hải quan, thường qua hệ thống điện tử. Kết quả là tờ khai có số, được phân luồng xanh, vàng hoặc đỏ.
Hải quan xuất nhập khẩu là gì và làm những việc gì?
Hải quan là cơ quan nhà nước kiểm tra, giám sát hàng hóa và phương tiện qua cửa khẩu, thu thuế xuất nhập khẩu, chống buôn lậu và gian lận thương mại. Doanh nghiệp xuất nhập khẩu phải khai báo hải quan trước khi hàng được thông quan.
Giấy khai báo hải quan gồm những chứng từ nào?
Bộ cơ bản gồm hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, C/O nếu có và giấy phép chuyên ngành nếu mặt hàng thuộc diện quản lý. Các chứng từ phải khớp nhau về số kiện, trọng lượng, mô tả hàng.
Nhân viên khai báo hải quan làm công việc gì?
Nhân viên khai hải quan kiểm tra bộ chứng từ, xác định mã HS, nhập dữ liệu tờ khai lên phần mềm, truyền tờ khai, theo dõi kết quả phân luồng, bổ sung hồ sơ khi hải quan yêu cầu và làm thủ tục lấy hàng tại cảng.
Có nên thuê dịch vụ khai hải quan không?
Nếu lô hàng ít khi làm, có mã HS phức tạp hoặc thuộc diện quản lý chuyên ngành, thuê đơn vị chuyên làm sẽ giảm rủi ro khai sai và chậm thông quan. Bạn có thể tham khảo bảng giá dịch vụ thủ tục hải quan trọn gói của Project Shipping để so sánh chi phí.
Cần người làm thay? Gửi bộ chứng từ, Project Shipping báo phương án và chi phí khai báo hải quan trong ngày. Gọi 0909 411 668 hoặc chat Zalo.
