I / CÁC ĐỊNH NGHĨA CHÍNH

File: Hồ sơ lưu trữ toàn bộ chứng từ liên quan đến một hay nhiều lô hàng xuất trên một chuyến tàu

MB/L – Master Bill Of lading: Vận đơn chính do hãng tàu cấp

HB/L – House Bill Of Lading: Vận đơn thứ cấp cho chuyên hàng chuyên chở bằng đường biển

Forwarding Instruction: chi tiết làm BL gửi hãng tàu

S/O : Shipping Order: Lệnh đóng hàng

MNF – Manifest : Bảng lược khai chi tiết hàng hóa

INV: INVOICE (Debit Note): Giấy báo nợ C/N – Credit Note: Giấy báo có

QUOTATION: chi tiết thu chi hàng hóa cho lô hàng

FCL – Full Container Load – hàng nguyên (hàng đầy) một Conatiner

LCL – Less than Container  Load – hàng lẻ (chưa đầy) một Container

CFS – Container Freight Sation:  Trạm giao/ đóng hàng lẻ

CY – Container Yard : Bãi giao Container

Booking details/ booking request: Những chi tiết đặt hàng

II/ CÁC BƯỚC CÔNG VIỆC CỦA QUY TRÌNH

1/ KIỂM TRA CHỨNG TỪ

2/ LIÊN HỆ KHÁCH HÀNG

3/ MỞ FILE (TẠO CONSOL)

4/ KIỂM TRA CHỨNG TỪ

5/ LÀM CHỨNG TỪ

6/ KIỂM TRA LẠI CHỨNG TỪ

7/ LÀM & PHÁT HÀNH CHỨNG TỪ

8/ ADVISING AGENT

9/ NHẬN CONFIRMATION TỪ AGENT

10/ CẬP NHẬT LỊCH TRÌNH VẬN CHUYỂN

11/ HÒAN TẤT HỒ SƠ

12/ LƯU FILE

II/ CÁCH THỨC THỰC HIỆN

1/ NHẬN & KIỂM TRA CHỨNG TỪ TỪ BỘ PHẬN ACD & ESD

a/ Đối với hàng FCL

– Lệnh cấp cont của hãng tàu

– Shipping order (được tạo bởi Viettrans) hoặc note lại số S/O trên lệnh cấp cont

– Quotation

– Những chứng từ khác: PKL/INV ( nếu có), email liên hệ với đại lý (đặc biệt cần thiết đối với hàng chỉ định) hoặc khách hàng

b/ Đối với hàng LCL

– Booking của co-loader (nếu có)

– Booking Order sent to co-loader/consolidator

– Shipping order

– Quotation

– Những chứng từ khác: PKL/INV (nếu có), email liên hệ với đại lý hoặc khách hàng

2/ LIÊN HỆ KHÁCH HÀNG 

–  Chậm nhất là 1 ngày trước ngày tàu chạy, nhân viên chứng từ phải liên hệ khách hàng để lấy chi tiết làm Bill.

–   Khách hàng phải cung cấp đầy đủ & chính xác chi tiết làm bill cho nhân viên chứng từ đặc biệt là hàng đi Mỹ, Canada.

–   Chú ý: Đối với một số tuyến – đặc biệt là hàng châu Á, direct services đi US, CA, EU & yêu cầu của một số hãng tàu chi tiết BL phải cung cấp sớm hơn (trước 2- 3 ngày tàu chạy), nhân viên chứng từ phải lưu ý để liên hệ khách hàng lấy chi tiết làm bill sớm.

3/ KIỂM TRA CHI TIẾT LÀM BILL

Sau khi nhận được chi tiết từ khách hàng, nhân viên bộ phận chứng từ phải kiểm tra lại tất cả những chi tiết khách hàng đã cung cấp xem có phù hợp với những chi tiết trong chi tiết đặt hàng mà nhân viên bộ phận BDD hoặc Sales đã cung cấp. Thông thường nhừng chi tiết phải kiểm tra là:

Chủng loại Container

Số lượng hàng đóng trong Container

Khối lượng của lô hàng

Cảng đích

Điều khoản trả cước.

Số order, PO, tên consignee (đối với hàng chỉ định)

Trong trường hợp:

–  Nếu có sai sót, nhân viên bộ phận chứng từ phải liên hệ với khách hàng hay nhân viên của bộ phận BDD hoặc Sales để kiểm tra lại những chứng từ có sai sót, sau khi nhận được sự xác nhận lại từ khách hàng hay nhân viên bộ phận BDD hoặc Sales, nhân viên bộ phận chứng từ sẽ tiến hành mở file/ tạo consol cho lô hàng đó.

– Nếu không có sai sót nhân viên bộ phận chứng từ sẽ tiến hành mở file/ tạo consol cho lô hàng đó.

4/ MỞ FILE (TẠO CONSOL) 

–   Trước khi tạo consol, nhân viên chứng từ kiểm tra số S/O có còn tồn tại trên EDI hay không. Nếu không sẽ kiểm tra lại với sale hoặc BDD. Nếu có & phù hợp sẽ tiến hành tạo consol.

–  Mở S/O & tạo consol.

–  Tiến hành lập chứng từ hàng xuất thông qua việc input data vào hệ thống EDI.

–   In cover sheet để kẹp bìa file

5/ LẬP CHỨNG TỪ XUẤT 

Bộ chứng từ xuất gồm những chứng từ sau:

–  Vận đơn thứ cấp (HBL)

–   Vận đơn chính (MBL)

–   Manifest

–   Invoice hoặc Credit Note

5.1. VẬN ĐƠN THỨ CẤP (HBL)

–  Sau khi nhận được chi tiết từ khách hàng và đã kiểm tra – Nhân viên bộ phận chứng từ hàng xuất sẽ tiến hành làm vận đơn gửi cho khách hàng kiểm tra và xác nhận.

–  Sau khi khách hàng xác nhận thì tiến hành phát hành vận đơn

5.1.1. NHỮNG NỘI DUNG CHÍNH TRÊN VẬN ĐƠN

Trên vận đơn phải thế hiện đầy đủ những nội dung như sau:

–   Số vận đơn (sẽ là VT + Code cảng đến + số File)

–   Tên người gửi hàng

–   Tên người nhận hàng

–   Tên người được thông báo

–    Cảng xếp hàng

–    Cảng dỡ hàng

–    Cảng đích

–    Tên tàu/ số chuyến

–    Số Container/Seal

–     Mơ tả hàng hĩa

Đại lý giao hàng:

–   Đối với hàng chỉ định: Sẽ là đại lý có hàng chỉ định cho VIETTRANS hoặc theo instruction của đại lý có hàng chỉ định. Nhân viên chứng từ sẽ kiểm tra quotation & những email liên lạc giữa BDD & đại lý có hàng chỉ định mà BDD cung cấp để biết đại lý giao hàng.

–   Đối với hàng của bộ phận ESD: đó có thể là đại lý mà ESD đã liên hệ để hỏi giá & dịch vụ.

+ Ngoài ra, nhân viên bộ phận chứng từ sẽ lựa chọn đại lý tại nước mà hàng hóa được vận chuyển đến theo hệ thống đại lý của Công ty VIETTRANS, của tổ chức mà Viettrans tham gia là thành viên. Việc chọn đại lý nào là tuỳ thuộc vào tính chất của từng lô hàng được vận chuyển, mối quan hệ với đại lý & công nợ giữa VIETTRANS với đại lý đó (nhân viên chứng từ sẽ kiểm tra thông tin này với kế tóan công nợ nước ngòai)

+ Đối với những nước, cảng mà Công ty VIETTRANS có nhiều hơn một đại lý, việc lựa chọn đại lý phải tùy thuộc vào loại hình vận chyển FCL, LCL hay Door.

+ Đối với những cảng đến mà VIETTRANS không có hàng thường xuyên, nhân viên chứng từ sau khi chọn đại lý nên liên lạc trước với đại lý để nhận được xác nhận của đại lý là cóthể handle được hàng. Đồng thời hỏi đại lý xem tại cảng đến có những yêu cầu gì đặc biệt về chứng từ hoặc trong qúa trình handle hàng hay không.

+ Mọi chi tiết trên vận đơn phải đúng với chi tiết do khách hàng đại  lý, BDD & ESD cung cấp, loại trừ số CBM đối với hàng LCL và Consol. Các chi tiết này phải đươc đối chiếu với kết quả do bộ phận đóng hàng (Operation) của Công ty cung cấp.

5.1.2. CÁC LOẠI VẬN ĐƠN THỨ CẤP

Vận đơn thứ cấp Công ty VIETTRANS đang đang sử dụng cho hàng vận chuyển bằng biển (Fiata bill of lading) (VIETTRANS), việc sử dụng vận đơn thứ cấp sẽ tuỳ thuộc vào tính chất và cảng đích của từng lô hàng

Lưu ý:  Hàng đi USA, Canada tham khảo Giám đốc

5.1.3. NHỮNG ĐIỀU KIỆN GIAO HÀNG

–   CY/CY (FCL/FCL): phải ghi rõ “shipper, pack, load & count”

–   CFS/CFS (LCL/LCL): nhận lẻ/ giao lẻ

–   CFS/CY (LCL/FCL): nhận lẻ/ giao nguyên

–   CY/CFS (FCL/LCL): nhận nguyên/ giao lẻ

5.1.4. NHỮNG LƯU Ý KHI LẬP VẬN ĐƠN

–    Điều khỏan trả cước: Là một trong những căn cứ để lựa chọn đại lý phù hợp (chỉ áp dụng chi hàng freehand)

–    Một số cảng, nước đến có những yêu cầu đặc biệt cần phải nghiên cứu để issue BL cho phù hợp.

VD: Hàng đi Hamburg phải note lên BL “All destination charges as LCL charges, quay dues and delivery order fee are for the cnee’s account” để đại lý có thể thu được local charges của cnee tại nơi đến.

Hoặc có những cảng đến, không chấp nhận BL surrender.

Hoặc có những cảng đến, mà tại cảng chuyển tải phải xuất trình PKL, INV ….

Hoặc có những đại lý từ chối handle hàng personal effect như Delmar…

–    Số order: Nên thể hiện trên BL đặc biệt là hàng chỉ định để đại lý dễ tham chiếu.

–    Package type: Tại một số cảng đến không được thể hiện pallet như Mỹ, Canada…

–    Không nên mention trên BL inner pacakges (ngọai trừ khi điều đó là thực sự cần thiết  đối với shipper)

–     Đối với hàng chỉ định, thông thường đại lý mention người nhận hàng , nếu nhận được thông tin từ shipper mà tên người nhận hàng không đúng, phải quay lại kiểm tra với ACD/BDD & đại lý (đặc biệt quan trọng đối với hàng Mỹ, Canada)

Lưu ý:

–    Những trường hợp cuớc prepaid MBL, collect HBL phải kiểm tra với kế toán công nợ và xin approved của BOD.

–     Hàng đi USA phải: Phải khai cả HBL và MBL

+ Khai AMS: VIETTRANS khai HBL trên mạng của agent

+ Khai ISF : đây là trách nhiệm của consignee – tuy nhiên mình phải tư vấn cho khách hàng để tránh trouble – ISF có thể do consignee (broker của consignee) tự khai – đại lý khai – hoặc VIETTRANS sẽ khai theo yêu cầu của khách hàng.

+ Khai FMC (tariff filling): Carrier (forwarder) sẽ phải khai báo giá bán cho FMC (Federal Maritime Commission- Ủy ban hàng hải Hoa kỳ) – Hiện nay các Carrier (forwarder) mang quốc tịch USA sẽ không cần phải khai báo nữa.

–    FMC – làm rõ với đại lý xem ai khai FMC

–     Hàng đi Canada phải khai ACI (Advance Commercial Information): Phải khai cả HBL và MBL

–     Hàng đi  Mexico phải khai AMS: Chỉ khai MBL (carrier khai) – không cần khai HBL

–     Hàng đi châu Âu phải khai ENS (Entry Summary Declaration): Chỉ khai MBL (carrier khai) – không cần khai HBL

–     Nhiều quốc gia hàng phải được hun trùng: Bản chất hàng bằng gỗ chưa qua xử lý, hoặc đóng kiện gỗ Indonesia., Malaysia, USA, Australalia, Eu….

–     Hàng đi Australia phải hun trùng với nồng đô cao hơn

5.2 . VẬN ĐƠN CHÍNH/ CHỦ (MBL)

–      Vận đơn chính cho hàng chuyên chở bằng đường biển là vận đơn do hãng tàu cung cấp do đó nhân viên bộ phân chứng từ phải cung cấp chi tiết làm BL (forwarding instruction) cho hãng tàu để hãng tàu lập bản vận đơn chính.

–      Mọi chi tiết trên MB/L cũng giống như với chi tiết của HB/L, ngoại trừ tên người gửi hàng, người nhận hàng và người được thông báo. Tùy thuộc tích chất của mỗi lô hàng là hàng của công ty tự khai thác, hay hàng chỉ định của đại lý thì tên  người gửi hàng, người nhận hàng và người được thông báo sẽ được thễ hiện như sau:

a) Đối hàng của công ty tự khai thác

–           Tên người gửi hàng: VIETTRANS

–           Tên người nhận hàng: Đại lý của Công ty VIETTRANS ở nước ngoài

–           Tên người được thông báo: Theo tên người nhận hàng.

Ghi chú: Nên kiểm tra với đại lý trước về việc lập MBL để tránh sai sót, chỉnh sửa phát sinh chi phí sau này. Đặc biệt: Hàng đi Indonesia., Malaysia, Châu Phi… hải quan nuớc đến kiểm soát rất chặt chẽ.

b) Đối với hàng chỉ định

–   Tên người gửi hàng: VIETTRANS TRANSPORT SERVICE & TRADING JSC hoặc theo đại lý có hàng chỉ định yêu cầu.

–  Tên người nhận hàng: Tên đại lý có hàng chỉ địch hoặc theo đại lý có hàng chỉ định yêu cầu

–  Tên người được thông báo: Theo tên người nhận hàng mà đại lý có hàng chỉ địch yêu cầu.

5.3. BẢNG LƯỢC KHAI HÀNG HÓA

– Bảng lược khai hàng hoá sẽ được áp dụng đối với hàng Consol.

– Đối với hàng Consol trên Manifest phải thể hiện đầy đủ chi tiết số HB/L, tên người gửi hàng, người nhận hàng , người được thông báo, số lựơng , trọng lượng , khối lượng , tên  tàu, số chuyến, cước phí và cảng đích. Riêng với hàng đi tới các cảng của Mỹ và Canada, trên Manifest phải thể hiện rõ phí DDC, ACI được trả trước hay sau.

–  Tổng số của số lượng, trọng lượng, khối lượng của các lô hàng trên Manifest và trên MB/L phải phù hợp với nhau.

5.4. INVOICE HOẶC CREDIT NOTE

–    Đối với mỗi lô hàng phải lên giấy báo nợ hoặc giấy báo có tùy thuộc vào điều khoản cước đã thễ    hiện trên MB/L & HB/L.

Trong trường hợp :

+ Nếu Công ty VIETTRANS nợ đại lý sẽ Lên Credit note cho đại lý (chỉ gửi Credit note cho những đại lý mà có công nợ lớn, thường xuyên với VIETTRANS như Delmar, Penanshin). Những đại lý còn lại sẽ yêu cầu gửi cho VIETTRANS INV Cái này hiện nay khơng áp dụng nữa.

+ Nếu đại lý nợ VIETTRANS sẽ lên Invoice cho đại lý

–     Credit note hoặc INV gốc sẽ được giao cho kế tóan công nợ nước ngòai & bản copy (có chữ ký của kế tóan công nợ) sẽ được lưu file.

–     Trường hợp INV do đạil ý gửi về lớn hơn cost mà ACD/BDD  & ESD note trên qoutation thì nhân viên chứng từ sẽ đưa lại cho ACD & ESD kiểm tra, ký tên.

–      Truờng hợp file lỗ, nhân viên kế tốn sẽ trình CFO ký duyệt, ACD/BDD, ESD có thể phải giải trình trong trường hợp này.

6/ KIỂM TRA LẠI HBL & MBL

–     Sau khi đã gởi bản copy HB/L cho khách hàng và bản nháp vận đơn chính cho hãng tàu, khách hàng sẽ xác nhận về mọi chi tiết trên HB/L, và hãng tàu sẽ gửi lại bản copy MB/L.

–     Nếu Khách hàng có yêu cầu chỉnh sửa những chi tiết trên HB/L nhân viên chứng từ øphải xem xét tính hợp lý của yêu cầu và chỉnh sửa lại theo yêu cầu của khách hàng nhưng không trái với những chỉ định của đại lý (Nếu là hàng chỉ định), đồng thời xem xét việc chỉnh sửa đó có cần thiết để sửa MB/L hay không?, nếu thấy cần thiết yêu cầu hãng tàu chỉnh sửa.

–     Nếu khách hàng không có sửa đổi và xác nhận các chi tiết vận đơn đúng, nhân viên chứng từ sẽ phát hành vận đơn thứ cấp cho khách hàng sau khi tàu chạy.

–     Sau khi nhận được bản copy MB/L  từ hãng tàu, nhân viên chứng từ phải có trách nhiệm kiểm tra lại bản copy  MB/L có đúng với những chi tiết trên  Draft  Bill of Lading mà mình đã gửi cho hãng tàu hay không , và nếu:

+ MB/L có sự sai sót hay có sự yêu cầu chỉnh sửa từ khách hàng nhân viên chứng từ phải liên hệ lại với hãng tàu yêu cầu chỉnh sửa lại đúng với chi tiết mình đã cung cấp hay đúng với chi tiết khách hàng đã yêu cầu chỉnh sửa.

+ MB/L không có sai sót sẽ lưu chứng từ trong bộ hồ sơ để gửi thông báo cho đại lý.

Chú ý: Kiểm tra kỹ chứng từ và gửi pre alert (HBL, MBL…) cho đại lý càng sớm càng tốt để đại lý cĩ thời gian kiểm tra, advice sửa BL kịp thời tránh phí chỉnh sửa phát sinh

7/ PHÁT HÀNH VẬN ĐƠN GỐC CHO KHÁCH HÀNG

–    Sau khi đã nhận được sự xác nhận của khách hàng về tính chính xác của HB/L, nhân viên chứng từ hành vận đơn cho khách hàng.

–    Chỉ phát hành vận đơn gốc hoặc surrender BL cho khách hàng sau khi hàng đã lên tàu & tàu đã rời cảng thể hiện qua việc nhận được MBL copy từ hãng tàu (phải kiểm tra tên tàu, ngày đi) hoặc hãng tàu xác nhận là hàng đã lên tàu & rời cảng.

–    Khách hàng đến nhận BL phải có giấy giới thiệu (khách hàng thường xuyên có thể trình giấy giới thiệu có  hiệu lực trong  01 năm)

–     Post INV chuyển kế tóan thu tiền cước, local charges & các chi phí khác nếu có. Sau khi kế tóan thu tiền, đóng dấu đã thu tiền lên Tax INV chuyển lại chứng từ.

–     Copy bản BL đưa khách hàng ký tên theo, mẫu của Công ty để lưu file.

–     Việc phát hành vận đơn tùy thuộc vào yêu cầu của khách hàng và điều khoản cước đã thể hiện trên vận đơn:

Theo điều khoản cước trên vận đơn

+ Cước trả tại cảng xếp hàng (Cước phí trả trước)

+ Cước trả tại cảng dỡ hàng (Cước phí trả sau)

+ Cước trả tại nước thứ ba (Cước phí trả trước)

Theo yều cầu khách hàng

+ Vận đơn gốc (Gồm có 3 bản chính và3 bản phụ)

+ Original HBL ( 3 originals and 3 copies)

+ Điện giao hàng

+ Telex Release

–  Trường hợp cước trả tại cảng xếp hàng:  Nhân viên chứng từ chỉ phát hành vận đơn, điện giao hàng cho khách h hàng sau khi khách hàng đã thanh toán đầy đủ số tiền cước, phí chứng từ và các phí khác nếu có.

–  Trường hợp cườc trả tại cảng dỡ hàng: Trước khi phát hành vận đơn gốc hoặc điện giao hàng cho khách hàng – nhân viên chứng từ yêu cầu khách hàng thanh toán phí chứng từ và những phí khác nếu có.

– Trường hợp cước trả tại nước thứ ba: Trước khi phát hành vận đơn hoặc điện giao hàng cho khách hàng – nhân viên chứng từ phải kiểm tra xem đã nhận được xác nhận đã thu cước từ đại lý ở nước thứ ba hay chưa. Nếu đãõ nhận được điện xác nhận của đại lý – giao vận đơn gốc hoặc điện giao hàng cho khách hàng. Trong truờng hợp ngược lại, nhân viên chứng từ phải liên hệ lại với đại lý yêu cầu sự xác nhận.  Chỉ sau khi đã nhận được sự xác nhận của đại lý sẽ giao vận đơn gốc hoặc điện giao hàng cho khách.

Sau khi  đã phát hành vận đơn gốc hay điện giao hàng cho khách hàng – phải yêu cầu khách hàng ký xác nhận đã nhận vận đơn gốc hoặc điện giao hàng  trên bản copy của vận đơn gốc  hoặc điện giao hàng . Bản copy có chữ ký xác nhận phải được lưu trong file.

Bản copy vận đơn gốc hoặc điện giao hàng sau khi đã phát hành cùng với nhừng chứng từ cần thiết khác đã hoàn tất lập thành một bộ hồ sơ vận tải, phải được lưu trong file để gửi chứng từ và thông báo cho đại lý.

LƯU Ý:

Trong trường hợp khách hàng đã nhận vận đơn gốc hoặc điện giao hàng, nhưng sau đó yêu cầu đổi từ vận đơn gốc sang điện giao hàng hoặc ngược lại – nhân viên chứng từ phải thực hiện như sau:

–   Trong trường hợp khách hàng yêu cầu đổi vận đơn gốc sang điện giao hàng – nhân viên chứng từ ø phải thu lại đủ 3 bản vận đơn chính sau đó sẽ phát hành điện giao hàng, thu phí điện giao hàng và gửi thông báo cho đại lý.

–    Trong trường hợp khách hàng yêu cầu đổi điện giao hàng sang vận đơn gốc.

+ Nếu hàng chưa đến cảng đích nhân viên chứng từ phát hành vận đơn gốc, thu phí chứng từ và thông báo với đại lý.

+ Nếu hàng đã đến cảng đích  phải điện thông báo cho đại lý và yêu cầu xác nhận hàng đã giao cho người nhận hay chưa – nếu hàng chưa giao cho người nhận tại cảng đích,  nhân viên chứng từ sẽ phát hành  vận đơn gốc , thu phí vận đơn. Nếu hàng đã giao cho khách hàng nhân viên chứng từ không phát hành bộ vận đơn gốc.

TÓM LẠI: ĐIỀU KIỆN ĐỂ GIAO BL:

–           Hàng ĐÃ thực sự lên tàu & tàu đã chạy.

–           Khách hàng đã đóng ĐẦY ĐỦ cước & các chi phí khác nếu có.

–           Khách hàng phải có giấy giới thiệu (đặc biệt đ/v khách hàng mới).

8/ KIỂM TRA LẠI TỒN BỘ BỘ CHỨNG TỪ XUẤT

–    Sau khi lập đầy đủ những chứng từ cần thiết. Nhân viên bộ phận chứng từ – người phụ trách lập bộ chứng từ đó phải kiểm tra lại toàn bộ những chứng từ đã lập.

–    Phải kiểm tra đối chiếu giữa HB/L và MB/L đảm bảo chính xác, nhất quán giữa các nội dung, thông tin.

–     Giấy báo co ù hoặc giấy báo nợ có phù hợp vơi những chi tiết mà nhân viên bộ phận ACD/BDD hặc ESD đã cung cấp.

– Trong trường hợp:

+ Nếu có sai sót người chịu trách nhiệm làm bộ chứng từ trên phải ngay lập tức chỉnh sửa những chứng từ có sai sót.

+ Nếu không có sai sót bộ chứng từ sẽ được gửi thông báo đến cho đại lý.

9/ THÔNG BÁO ĐẠI LÝ 

–    Bộ chứng từ sau khi đã được kiểm tra phải được thông báo đến đại lý càng sớm càng tốt.

–    Bộ chứng từ gửi kèm bao gồm:  Letter to oversea agent ( hoặc agent instruction ) được in từ EDI, HBL, MBL, Sea cargo Manifest , giấy báo có hoặc giấy báo nợ nếu có, có thể có AMS status ( đối với hàng Mỹ) & ACI status ( đối với hàng Canada)

Đối với hàng Consol có những lô hàng chuyển tải tới những cảng đích khác nhau, ngòai việc gửi thông báo cho đại lý tại cảng chuyển tải thì nhân viên chứng từ phải gửi thông báo cho đại lý tại cảng đích . Thông  thường phải gửi thông báo cho đại lý tại cảng đích sau khi hàng rời cảng chuyển tải & đã nhận đuợc BL chuyển tải của đại lý (trong vòng 02 ngày kể từ ngày rời cảng chuyển tải nhân viên chứng từ phải liên hệ đại lý cảng chuyển tải để lấy BL chuyển tải). Đối với những cảng đích gần & thời gian chuyển tải ngắn, nhân viên chứng từ nên gửi thông báo cho đại lý trước (bộ chứng từ giống như trên chỉ thiếu BL chuyển tải) gối gửi BL chuyển tải sau.

10/ XÁC NHẬN CỦA ĐẠI LÝ

– Sau khi đã thông báo đến đại lý về lô hàng Công ty đã gửi, phải yêu cầu đại lý xác nhận việc có nhận được bộ chứng từ mà mình đã gửi hay không. Trong trường hợp:

+ Nếu nhận được sự xác nhận của đại lý, chứng từ cho sự xác nhận phải được lưu trong hồ sơ của bộ chứng từ.

+ Nếu không nhận được sự xác nhận của đại lý, nhân viên chứng từ đó phải liên hệ đại lý yêu cầu gửi xác nhận.

11/ CẬP NHẬT LỊCH TRÌNH

Nhân viên chứng từ yêu cầu, hãng tàu, co-loader, đại lý tại cảng chuyển tải gửi lịch trình chuyển tải (loading confirmation / transhipment report). Sau đĩù, nhân viên chứng từ phải gửi Transhipment Report cho khách hàng hoặc đại lý.

12/ HOÀN TẤT BỘ CHỨNG TỪ

–           Sau khi đã hòan tất các chứng từ, nhân viên chứng từ phải kiểm tra, hòan tất thu chi.

–           Nếu phải trả hãng tàu hoặc co-loader, liên hệ yêu cầu hãng tàu, co-loader gửi INV. Post INV chuyển kế tóan công nợ trong nước thanh tóan. Sau đó, liên hệ hãng tàu hoặc co-loader lấy telex release để đảm bảo hàng được release kịp thời tại cảng đến.

–           Nếu phải trả đại lý, yêu cầu đại lý gửi INV về (ngọai trừ những đại lý có công nợ lớn, thường xuyên với VIETTRANS thì sẽ post Credit note không cần yêu cầu đại lý gửi INV về).

–           In Job Profit lưu trong file.

–           Đóng dấu accomplish, ký tên, ghi ngày tháng accomplish file.

Ghi chú: Trừ những lô hàng đặc biệt, nhân viên chứng từ phải cố gắng thu xếp hoàn thành việc thu tiền – giao BL- trả tiền cho hãng tàu- lấy MBL từ hãng tàu (seaway, surrendered, hoặc một số trường hợp là BL gốc) càng sớm càng tốt – mục đích để hàng sẵn sàng được giao khi hàng đến hoặc làm giảm tối đa tổng số file đang handle –tránh sai sót chậm trễ do overlook- bỏ quên – không control được – đồng thời còn tránh phát sinh phí late payment charge từ carrier , thu tiền sớm từ khách hàng bảo vệ quyền lợi công ty.

13/ LƯU FILE 

– Tất cả những chứng từ liên quan đến lô hàng phải được lưu trong bộ hồ sơ của lô hàng đó. Những chứng từ lưu trong bộ hồ sơ đươc đánh số theo quy định.

– Những hồ sơ chính: (Vận đơn chính, vận đơn thứ cấp, Manifest, Giấy báo có hoặc giấy báo nợ, thông báo đại lý, xác nhận của đại lý, AMS status, ACI status)

– Những hồ sơ phụ: Lệnh cấp Container rỗng, lệnh đóng hàng, booking request, forwarding instruction, những chứng từ liên quan khác….

– Hồ sơ được lưu trữ theo tháng với bìa file khác nhau để dễ phân biệt.