I/ MỤC ĐÍCH

Quy trình này nhằm hướng dẫn thực hiện tốt công tác kinh doanh hàng nhập, mở mạng lưới khách hàng và phát triển kinh doanh dịch vụ vận chuyển hàng nhập về Việt Nam từ các nước khác trên toàn thế giới.

II/ PHẠM VI ÁP DỤNG

Thủ tục này được áp dụng bắt buộc trong phòng kinh doanh hàng nhập thuộc VietTrans Transport Service And Trading JSC.

III/ TÀI LIỆU THAM KHẢO

Quy trình xem xét hợp đồng:         QP01-4.3

Quy trình đánh giá nhà thầu phụ:  QP01-4.6/WI-01

IV/ CÁC ĐỊNH NGHĨA

Hàng Free Hand: Là loại hàng được vận chuyển theo yêu cầu trực tiếp của khách hàng với nhân viên công ty. Hay nói cách khác, là loại hàng mà nhân viên kinh doanh tự kiếm được trong quá trình chào dịch vụ cho khách hàng.

Giá mua: Là giá cước mà công ty/ Đại lý của công ty phải trả cho dịch vụ vận chuyển.

Giá bán: Là giá cước mà công ty chào cho khách hàng

Booking note : Thơng báo đặt chỗ

V/ TRÁCH NHIỆM

Nhân viên Phòng kinh doanh hàng nhập có trách nhiệm thực hiện thủ tục này nhằm đạt được mục đích nêu trên.

Nhân viên phòng kinh doanh hàng nhập có trách nhiệm đề xuất với giám đốc phụ trách chất lượng để cải tiến quy trình này cho hợp lý khi cần thiết.

VI/ QUY TRÌNH KINH DOANH HÀNG NHẬP

1/ Lược đồ

2/ Diễn giải

2.1.      TÌM KIẾM THÔNG TIN

Nhân viên bán hàng phài tìm hiểu để nhận diện được khách hàng tiềm năng của Công ty, như các công ty có hàng nhập khẩu về Việt Nam (Các công ty TNHH, DNTN có nhập hàng về kinh doanh; Các công ty liên doanh, 100% vốn nước ngoài nhập nguyên vật liệu sản xuất;v.v…). Cần tìm kiếm

những thông tin này qua những phương tiện thông tin đại chúng như sách báo, TV; qua những cuộc triển lãm, hội chợ; qua mối quan hệ sẵn có như bạn bè, mối quan hệ xã hội,… Qua đó hệ thống được một danh sách khách hàng tiềm năng để tiến hành các bước tiếp theo.

2.2.      LIÊN HỆ KHÁCH HÀNG, THU THẬP VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN

Gọi điện thoại gặp người phụ trách về nhập khẩu, giới thiệu với khách hàng dịch vụ của VIETTRANS, tìm hiểu khách hàng đang nhập hàng theo điều kiện mua hàng gì trong Incoterms (CIF, FOB, EXW,…). Nếu khách hàng đang theo giá CIF, cần thuyết phục khách hàng chuyển qua FOB hoặc EXW nhằm giảm chi phí cho khách hàng, giải thích cho khách hàng thấy rõ những lợi thế về thông tin, thời gian, chi phí khi sử dụng dịch vụ của VIETTRANS. Ghi nhận mọi thông tin từ khách hàng, để tiến hành xử lý thông tin.

2.3.      LIÊN HỆ ĐẠI LÝ

Lựa chọn Đại lý phù hợp với địa chỉ của Shipper nhưng phải có tên trong hệ thống đại lý được công ty chấp nhận hợp tác (WCA, GAA). Dựa trên chi tiết thông tin của khách hàng, hỏi đại lý về nhưng thông tin cần thiết (giá cước, giá Local Charge, nếu lô hàng làm Ex-Work, phí cho hàng nguy hiểm nếu lô hàng là hàng nguy hiểm, thời gian vận chuyển, lịch tàu,…).

2.4.      CHÀO GIÁ

Dựa trên giá của đại lý báo, tiến hành làm bảng chào giá để báo cho khách hàng (dự a trên tuyến đi và dựa vào giá cả thị trường). Cần chào giá đầy đủ, chi tiết mọi phí cho khách hàng để tránh trục trặc trong quá trình thanh toán khi lô hàng về Việt Nam.

Mẫu chào giá: sử dụng phần mềm EDI.

2.5.      KÝ KẾT HỢP ĐỒNG

–           Thực hiện quy trình xem xét hợp đồng QP01-4.3

–           Tiến hành ký kết hợp đồng

–           Yêu cầu khách hàng cho biết địa chỉ shipper và những thông tin cần thiết về lô hàng

2.6.      GỬI THÔNG TIN CHI TIẾT CỦA ĐẠI LÝ CHO KHÁCH HÀNG

Gửi chi tiết thông tin của đại lý cho khách hàng (tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, người liên hệ), để họ gửi thông tin này cho shipper của họ, yêu cầu sử dụng dịch vụ của VIETTRANS.

Yêu cầu khách hàng cung cấp thơng tin của shipper để gửi cho đại lý.

2.7.      GỬI THÔNG TIN CHI TIẾT (BOOKING NOTE) CỦA LÔ HÀNG CHO ĐẠI LÝ

Tiến hành gửi tên, địa chỉ của Shipper, chi tiết hàng (tên hàng nếu có, hàng đi theo điều kiện FOB hay Ex-work,…) cho Đại lý, yêu cầu họ liên hệ để vận chuyển lô hàng này về theo yêu cầu của khách hàng, đồng thời thông báo cho đại lý biết về Selling Rate (giá bán) của VIETTRANS

2.8.      NHẬN CHỨNG TỪ (B/L, Debit note), CHUYỂN BỘ PHẬN IDD (Inbound Document)

Sau khi liên hệ với shipper, đại lý sẽ thông báo về tình trạng lô hàng (hàng sẽ sẵn sàng vào ngày nào, ngày đi từ nước họ, ngày đến Việt Nam; khối lượng, trọng lượng, kích thước lô hàng,…)

Sau đó, đại lý sẽ gửi chứng từ về cho phòng chứng từ hàng nhập hoặc gửi trực tiếp cho nhân viên kinh doanh hàng nhập.

2.9.      CHUYỂN QUOTATION & DEBIT NOTES CHO BỘ PHẬN IDD & KẾ TỒN

– Chuyển quotation đã thực hiện & debit notes cho bộ phận chứng từ hàng nhập IDD & kế tốn

2.10.   HỎI THĂM KHÁCH HÀNG SAU MỖI LÔ HÀNG

Sau khi hoàn tất quá trình vận chuyển hàng nhập, khách hàng đã nhận hàng hoá, tiến hành gọi điện thoại hoặc gặp gỡ, hỏi thăm khách hàng về những lô hàng sắp tới của họ. Tiếp thu ý kiến để hoàn thiện dịch vụ khinh doanh hàng nhập.